Contoh Sistem Informasi Akuntansi, Pengertian dan Fungsinya

Contoh sistem informasi akuntansi pasti ada di hampir semua organisasi yang resmi. Sebuah organisasi atau perusahaan memiliki sistem yang banyak dan bertingkat-tingkat. Semua sistem ini dikelola oleh divisi yang berbeda, untuk saling bekerja sama dalam mengembangkan perusahaan. Keteraturan sistem adalah kuncinya.

Sistem Informasi Akuntansi atau yang biasanya disingkat sebagai SIA, adalah bagian penting yang harus dimiliki sebuah perusahaan. Tanpa SIA, perusahaan tak akan mampu mengatasi banyaknya data, catatan keuangan, serta catatan aktivitas yang dilakukan. Perusahaan dengan SIA yang tidak rapi akan terancam gulung tikar.

Oleh karena itu, perusahaan biasanya menempatkan orang-orang terbaik dalam divisi ini. Mereka mampu menata data dengan rapi, serta mengolahnya menjadi informasi.

Pengertian dan Bagian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem yang bertugas menangani formulir, laporan dan catatan, serta menyusunnya, menganalisis, mengklasifikasikan, untuk kemudian mengolahnya menjadi informasi. SIA biasanya digunakan oleh manajemen untuk mengelola organisasi atau perusahaan, serta melakukan pengembangan.

Dalam SIA, ada beberapa komponen dasar. Di antaranya adalah sumber daya manusia (SDM yang memahami proses keuangan dan akuntansi secara umum, prosedur akuntansi dan keuangan dan formulir data keuangan. Ada juga software akuntansi serta hardware seperti komputer dan networknya, yang digunakan untuk alat dalam SIA.

Dengan tugas yang begitu banyak, secara umum SIA dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:

Bagian 1: Pengolahan Transaksi

Bagian ini merupakan sistem SIA yang bekerja secara harian untuk mendukung operasi bisnis atau aktivitas organisasi.

Bagian 2: Buku Besar Laporan Keuangan

Bagian ini bertugas membuat laporan keuangan, seperti laporan keuntungan dan kerugian, arus kas, membuat neraca, dan data perpajakan.

Bagian 3: Pelaporan Manajemen

Menyediakan laporan keuangan yang digunakan untuk tujuan khusus (berdasarkan permintaan manajemen). Bagian ini juga menghasilkan informasi yang dibuat dengan cepat untuk mengambil keputusan strategis bagi organisasi atau perusahaan. Pelaporan efekvitas kinerja, anggaran, serta laporan pertanggungjawaban masuk dalam bagian ini.

Fungsi dan Peran Sistem Informasi Akuntansi

Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi akuntansi memegang peranan yang sangat penting. Apa saja yang dilakukan para karyawan dalam divisi akuntansi?

Pendataan

Pendataan sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi berperan menyimpan, mengumpulkan dan mengatur semua data kegiatan, termasuk transaksi yang dilakukan perusahaan.

Selanjutnya, data yang didapatkan akan diinput dan diklasifikasikan. Data tidak tercecer dan terlewat untuk dibukukan. Dengan begitu, tak ada satupun catatan pemasukan, pengeluaran, pengadaan, maupun aktivitas yang tak tercatat.

Memproses Data

Data yang didapatkan tidak akan berarti apa-apa jika tidak diolah. Oleh karena itu, peran utama SIA adalah memproses dan mengubah data menjadi informasi yang dapat digunakan oleh perusahaan. Saat dibutuhkan sewaktu-waktu, informasi tersebut harus bisa diakses.

Bentuk informasi ini bisa bermacam-macam. Ada yang berupa flowchart, tabel, neraca, dan masih banyak lagi. Beragam informasi ini nantinya akan memudahkan pembacaan perkembangan data dan kondisi suatu perusahaan. Untuk melakukan proses ini, biasanya SIA menggunakan software khusus.

Membuat Sistem Pengaturan Data

SIA juga membuat sistem pengaturan data yang mudah diakses oleh divisi yang membutuhkan. Data dibuat transparan sesuai kebutuhan, sehingga dapat meminimalisasi kecurangan atau penggelapan aset dan dana. Semuanya bisa terlacak lewat SIA.

SIA harus mampu bekerja sama dengan divisi lain untuk membuat laporan yang baik. Laporan memiliki berbagai jenis, dan semua itu terus diproduksi untuk mengetahui kondisi perusahaan.

Dengan semua peran tersebut, SIA diharap mampu mendukung sebuah perusahaan untuk membuat keputusan dengan lebih cepat dan baik. SIA yang efisien dan efektif akan mengoptimalisasi perkembangan sebuah perusahaan dalam jangka panjang maupun jangka pendek.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi Pada Perusahaan

Dengan sistem informasi akuntansi yang baik, performa perusahaan juga akan semakin naik.

Contoh 1:

Contoh sistem informasi akuntansi dalam perusahaan misalnya adalah pada saat akan mengeluarkan produk baru. Sebuah produk baru tentu tak bisa begitu saja dibuat tanpa analisis. Produk yang dibuat asal-asalan hanya akan merugikan perusahaan.

Di sini lah kemudian divisi pemasaran perlu bekerja sama dengan divisi SIA. Divisi pemasaran perlu meminta hasil analisis perkiraan laba yang bisa diperoleh dari suatu produk baru. Kemudian bagian SIA akan bekerja untuk memprediksi biaya produksi, serta biaya-biaya lain yang diperlukan. Setelah itu SIA membuat perkiraan pendapatan.

Data yang telah dimiliki oleh SIA akan diproses oleh EDP. Dari EDP, hasil pengolahan data dikembalikan ke SIA, dan dibuat laporan akhirnya. Dengan demikian, divisi pemasaran akan mendapatkan hasil analisis perkiraan laba yang dibutuhkan. Setelah itu, strategi pemasaran produk dapat disusun sesuai dengan analisis keunggulan produk.

Contoh 2:

Sebuah perusahaan permen karet internasional membutuhkan data yang akurat tentang berbagai catatan transaksi yang dilakukan. Divisi SIA membuat sistem untuk merekam semua itu, seperti flowchart pembelian barang, penjualan barang, pengembalian barang retur, dan pengakuan hutang dagang.

SIA juga mengembangkan software khusus untuk mempermudah semua kerjanya. Pengembangan software ini dilakukan secara internal, dengan insentif tambahan bagi SDM yang berhasil menciptakannya. Dengan begitu, SIA terjamin aman, SDM diberdayakan dengan baik, dan dana yang dibutuhkan pun terjangkau.

Contoh sistem informasi akuntansi ini mudah dipahami. SIA dalam perusahaan tersebut berperan untuk menyediakan database lengkap dan terakses oleh manajemen. Database informasi dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada. Dengan kumpulan data seperti ini, SIA memberikan banyak input untuk subsistem CBIS (sistem informasi berbasis komputer).

Membangun Sistem Informasi Akuntansi Yang Berkualitas

Dari pengertian, peran dan contoh yang telah disebutkan di atas, dapat disimpulkan bahwa keberadaan SIA dalam perusahaan adalah mutlak. Adanya SIA akan menguatkan jalannya perusahaan, serta memberikan input untuk kemajuannya. Secara berkala, SIA yang dibangun dan dimanfaatkan dengan baik dapat menjadi aset berharga.

Membangun SIA yang baik dan berkualitas dalam sebuah perusahaan sangat berguna untuk perencanaan jangka panjang maupun jangka pendek. SIA yang dikelola oleh para ahli yang terpercaya, akan mengamankan informasi perusahaan. Semua data tak perlu diketahui oleh pihak luar, dan ditangani oleh internal.

SIA yang handal dapat digunakan oleh manajemen untuk membuat presentasi laporan terbaik bagi investor. Setiap investor perusahaan pasti ingin tahu seperti apa dana mereka dikelola, bagaimana laba yang didapatkan, dan juga prediksi keuntungan di masa depan. Semua informasi tersebut bisa dihasilkan oleh SIA.

Jika Anda ingin menciptakan divisi SIA yang handal, maka pelajarilah komponen SIA yang telah dijelaskan di atas. Cobalah mencari sumber daya manusia yang cakap di bidangnya, rapi dalam pencatatan, serta memiliki integritas. Setelah itu, Anda bisa membuat tim untuk mengembangkan software khusus perusahaan Anda sendiri.

Demikian pengertian, fungsi, serta beberapa contoh sistem informasi akuntansi yang dapat Anda cermati. Dari contoh tersebut, tentu Anda menyadari bahwa SIA tak dapat berdiri sendiri. Dibutuhkan kerja sama antar divisi agar semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik. Siapkah Anda menciptakan sistem informasi akuntansi yang baik?