Di berbagai situs saat ini mudah sekali menemukan beragam contoh surat resign. Mereka yang memerlukan contoh surat resign kini tinggal mencarinya saja di halaman pencari, memilih template yang dirasa baik, kemudian mengedit isinya dan mengirimkannya pada perusahaan.

Tidak sedikit pula yang menganggap menulis surat resign itu sangat mudah hingga persoalan ini jadi sepele, hanya perlu mengikuti contoh lalu selesai. Padahal mengirimkan surat resign pada perusahaan tempat Anda bekerja diperlukan serangkaian proses yang tidak sepele.

Pentingnya Menulis Surat Resign Yang Profesional

Terlebih lagi pada tata cara pengajuannya. Apapun alasan pengunduran diri Anda, mengirim surat resign tetap perlu dilakukan. Sebelum bergabung dengan perusahaan tersebut, Anda sudah datang dengan baik-baik, mengirim surat lamaran, dan mengikuti prosedur seleksi. Jadi, ketika keluar pun sudah semestinya Anda lakukan dengan baik-baik, yaitu dengan menyertakan surat resign yang baik pula.

Dari surat resign yang Anda buat dan Anda kirimkan ke perusahaan pun, perusahaan bisa menilai bagaimana profesionalitas Anda dalam bekerja. Maka hal ini juga bisa jadi sesuatu yang menguntungkan atau malah merugikan Anda di masa depan saat Anda bergabung ke perusahaan lain.

Lalu bagaimana contoh surat resign yang baik itu? Apa saja yang perlu dilakukan dan harus diperhatikan dalam mengirim surat pengunduran diri? Simak pembahasan lengkapnya berikut ini.

Apa Yang Dimaksud Dengan Surat Resign

Surat resign atau disebut juga surat pengunduran diri adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh seorang karyawan dan ditujukan pada perusahaan tempatnya bekerja, yang berisi pemberitahuan bahwa karyawan tersebut akan berhenti dari posisinya dalam perusahaan itu. Surat ini bisa ditujukan pada atasan langsung atau pada departemen HRD.

Waktu pengajuan surat resign paling lambat umumnya tercantum dalam ketentuan di perusahaan masing-masing. Namun biasanya, surat resign diajukan pada pihak perusahaan paling lambat 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri yang dituliskan oleh karyawan di dalam suratnya.

Ketika surat ini diajukan pun, belum tentu pengunduran diri Anda akan langsung efektif 30 hari dari waktu yang Anda inginkan. Terkadang perusahaan juga memerlukan waktu yang lebih lama untuk mempertimbangkan pengunduran diri Anda. Malah ada pula yang baru dapat benar-benar berhenti dari jabatannya setelah beberapa bulan karena sebelumnya harus mengurus perpindahan jabatan ke karyawan baru atau karena harus menyelesaikan sisa pekerjaan terlebih dulu.

Tujuan Surat Resign

Selain sebagai pemberitahuan bahwa Anda akan mengundurkan diri dari jabatan Anda dan tidak bisa lagi bergabung dengan perusahaan, surat resign yang Anda tulis memiliki beberapa tujuan dan manfaat, antara lain yaitu:

Bukti Pengunduran Diri Yang Sah Surat resign sebagai bukti pengunduran diri yang sah dan merupakan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan bagi perusahaan serta bagi karyawan tersebut

Bagian Dari Prosedur Formal Surat resign berguna sebagai bagian dari prosedur formal dalam pengunduran diri karyawan dari suatu perusahaan

Memberi Waktu Pada Perusahaan Pengajuan surat resign dapat memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk mencari orang pengganti untuk jabatan yang ditinggalkan

Yang Harus Dilakukan Sebelum Mengirim Surat Resign

Setelah Anda menemukan contoh surat resign yang Anda rasa terbaik, apakah Anda tinggal menulisnya berdasarkan contoh tersebut? Tentu saja bisa, akan tetapi ada beberapa langkah yang sebaiknya Anda lakukan terlebih dulu agar proses pengunduran diri Anda tampak profesional dan Anda dapat meninggalkan perusahaan dengan nama baik.

Beritahu Atasan Mengenai Maksud Pengunduran Diri Anda

Apapun alasan Anda resign, memberitahu atasan mengenai maksud pengunduran diri Anda adalah hal yang bijaksana. Anda telah diterima bekerja di perusahaan tersebut dan bekerja di bawah atasan Anda selama ini, maka yang terbaik yang harus Anda lakukan adalah pamit dengan baik-baik pula.

Anda perlu memberitahukan tentang maksud pengunduran diri Anda barulah setelah itu Anda mengajukan surat resign secara resmi. Bicarakan secara langsung dan to-the-point. Kemukakan rasa terima kasih Anda telah bekerja di bawah arahannya dan jelaskan bahwa sudah saatnya Anda move on dan beritahukan kapan Anda menginginkan hari terakhir Anda di kantor. Ingat, Anda dapat menjelaskan alasan mengapa Anda resign tetapi Anda tidak wajib menjelaskan rinciannya pada siapapun di perusahaan.

Ikuti Ketentuan Pengunduran Diri Perusahaan Tempat Anda Bekerja

Beberapa perusahaan memiliki ketentuan resignation notice yang berbeda-beda. Ada yang memiliki standar one month notice (pemberitahuan satu bulan sebelumnya), ada pula yang memiliki aturan two weeks notice (pemberitahuan dua minggu sebelumnya). Cari tahu bagaimana ketentuan yang berlaku di perusahaan Anda barulah Anda menyerahkan surat resign. Cari tahu juga apa saja yang mesti Anda siapkan untuk pengunduran diri Anda seperti pengembalian inventaris kantor atau atribut perusahaan, atau prosedur serah terima jabatan yang berlaku.

Pastikan Anda Mendapatkan Hak Anda Sebagai Karyawan Yang Mengundurkan Diri

Tentu saja karena ini hak Anda, Anda bisa saja tidak mengambilnya karena berbagai alasan. Akan tetapi jika Anda mau, Anda bisa memastikan bahwa Anda mendapatkan hak-hak Anda sebagai karyawan seperti gaji terakhir, uang pesangon, dan pembayaran cuti yang tidak terpakai.

Selesaikan Pekerjaan Anda Sebelum Benar-Benar Berhenti

Tentu saja ada hak dan ada kewajiban. Sebelum Anda pergi dari kantor Anda harus menyelesaikan pekerjaan yang tersisa. Meninggalkan perusahaan dengan sisa tanggung jawab Anda tidak akan membuat Anda tampak profesional.

Perusahaan juga mungkin butuh waktu untuk mencari pengganti Anda atau setidaknya mentransfer sebagian pekerjaan pada rekan kerja Anda sampai menemukan karyawan pengganti. Ada juga perusahaan yang meminta Anda untuk tetap di kantor untuk serah terima jabatan dengan karyawan baru. Bicarakan dengan atasan tentang berapa lama waktu yang disepakati hingga Anda bisa benar-benar meninggalkan perusahaan.

Bila Perlu, Minta Referensi Dari Atasan

Jika Anda berniat untuk melamar ke pekerjaan baru, sebelum meninggalkan perusahaan, pertimbangkan untuk meminta referensi yang positif dari atasan atau dari rekan kerja. Tanyakan apakah mereka bersedia untuk dihubungi oleh perusahaan baru Anda nantinya dan bagaimana mereka bersedia dihubungi. Referensi ini akan sangat berguna bagi proses seleksi kerja Anda selanjutnya.

Bisakah Perusahaan Menolak Pengunduran Diri Karyawan?

Sebelumnya telah dikatakan bahwa surat resign yang Anda tulis dan Anda ajukan belum tentu akan langsung disetujui. Bahkan meskipun Anda menulisnya berdasarkan contoh surat resign terbaik yang Anda temukan di internet.

Pada dasarnya, perusahaan tidak dapat menolak pengunduran diri Anda karena hal tersebut adalah hak Anda sebagai karyawan. Jikapun terjadi penolakan, pastilah hal itu disebabkan oleh beberapa faktor seperti komunikasi yang kurang baik ketika pengajuan dilakukan atau waktu pemberitahuan yang tidak sesuai ketentuan.

Bagaimana Menghindari Penolakan Pengunduran Diri Dari Perusahaan

Maka untuk menghindari penolakan dari perusahaan atas pengunduran diri Anda, perlu bagi Anda untuk mengikuti hal-hal yang telah dibahas sebelumnya, yaitu dengan membicarakan baik-baik mengenai maksud dan alasan Anda resign dan mematuhi peraturan pengunduran diri yang berlaku.

Dengan kata lain, meninggalkan pekerjaan adalah hak Anda sebagai karyawan dan perusahaan tidak bisa menahan Anda tanpa alasan yang jelas. Akan tetapi meninggalkan perusahaan sebagai karyawan yang baik adalah suatu hal yang bijaksana.

Menulis Surat Resign Yang Baik

Menulis surat resign sama seperti menulis surat resmi lainnya, ada beberapa protokol yang wajib Anda ikuti dalam penulisan agar surat resign. Namun jangan terburu-buru. Meskipun Anda sudah menemukan contoh surat resign yang baik, beberapa hal di bawah ini perlu Anda pertimbangkan dengan seksama.

Kepala Surat

Bagian kepala surat berisi tempat dan tanggal penulisan surat secara lengkap. Di bagian ini juga Anda mencantumkan kepada siapa surat tersebut ditujukan serta jabatannya. Umumnya surat resign ditujukan pada atasan langsung Anda, kepala perusahaan, atau departemen HRD.

Paragraf Pembuka Dan Paragraf Isi

Dalam bagian pembukaan surat, Anda menuliskan pernyataan maksud pengunduran diri Anda dan nama jabatan resmi yang Anda tinggalkan. Cantumkan juga tanggal terakhir Anda bekerja serta alasan Anda resign. Tidak perlu merinci alasan Anda apalagi menuliskan masalah yang menjadi sebab Anda resign (jika itu yang terjadi).

Alasan yang umum ditemukan dalam surat resign adalah:

  • Kesempatan karir baru atau pergantian karir
  • Alasan pendidikan (kembali melanjutkan pendidikan formal)
  • Alasan kesehatan atau kehamilan
  • Pensiun
  • Alasan keluarga

Paragraf Penutup

Terakhir, ucapkan terima kasih pada pihak perusahaan yang telah mempekerjakan Anda. Tawarkan niat untuk men-training karyawan pengganti, dan tutup dengan ucapan untuk masa depan perusahaan yang baik. Sertakan informasi kontak Anda jika perlu. Jangan lupa tulis nama jelas dan bubuhkan tanda tangan di bagian bawah surat seperti biasa.

Proses Pengunduran Diri Dari Perusahaan Bukan Hanya Tentang Menulis Surat Resign Yang Profesional

Pengunduran diri yang baik dimulai dengan membicarakan maksud Anda ini pada atasan sebelum mengajukan surat resign secara resmi. Perhatikan juga bagaimana menulis surat resign dengan santun dan patuhi ketentuan pengunduran diri dari perusahaan dengan seksama. Meninggalkan perusahaan dengan nama baik adalah awal bagi Anda untuk berjuang di karir selanjutnya.