Cara Buat Surat Lamaran Kerja yang Benar biar Dilirik HRD

Surat lamaran adalah dokumen yang sangat penting saat melamar kerja. Surat lamaran kerja dikirimkan bersamaan dengan CV atau resume saat melamar pekerjaan. Surat lamaran menjadi tanda pengenal seorang kandidat kepada perusahaan yang dilamarnya. Dari surat ini, perusahaan mengetahui tujuan melamar pekerjaan dan posisi yang dilamar.

Surat lamaran menjadi daya tarik seorang HRD dalam proses rekrutmen kerja. Seorang kandidat bisa lolos atau tidak ke tahap berikutnya tergantung dari surat lamaran kerja yang dituliskan. Lantas, bagaimana cara HRD menilai surat lamaran kerja? Bagaimana cara buat surat lamaran yang baik dan benar? Simak pada artikel MoneyDuck berikut, ya!

Manfaat Surat Lamaran

Surat lamaran adalah dokumen tertulis singkat yang menjadi tanda pengenalmu. Sebagai tanda pengenal, surat ini memiliki sejumlah manfaat bagi kandidat maupun HRD di suatu perusahaan. Adapun manfaatnya sebagai berikut.

1. Bagi Kandidat

• Menciptakan peluang bagi kandidat untuk menduduki sebuah posisi di perusahaan.
• Sebagai bukti bahwa kandidat sudah mengajukan lamaran di perusahaan.
• Menjadi poin plus, karena secara tidak langsung membuat kandidat lebih menonjol daripada kandidat lain.

2. Bagi HRD Perusahaan

• Sebagai media bagi HRD untuk mengenal kepribadian kandidat.
• Media seleksi yang efektif dan efisien.
• Mengetahui motivasi atau tujuan kandidat melamar pekerjaan.
• Memastikan kandidat cocok atau tidak bekerja sesuai budaya di perusahaan.

Cara HRD Menilai Surat Lamaran yang Masuk

Penilaian terhadap surat lamaran yang masuk boleh dikatakan sangat subjektif, tergantung dari masing-masing HRD di perusahaan. HRD yang satu bisa saja meloloskan kandidat A, tapi tidak dengan HRD lainnya. Meski demikian, terdapat poin-poin yang menjadi dasar penilaian. Apa saja?

1. Kelengkapan Dokumen

Sebagai kandidat, kamu harus mengirim dokumen lengkap sesuai syarat lamaran kerja dalam lowongan kerja. Mulai dari surat lamaran, CV, ijazah, transkrip nilai, pas foto, hingga sertifikat. Lihat mana saja dokumen yang menjadi syarat wajib, lalu lampirkan.

Jika dokumennya tidak lengkap, HRD tentu saja akan melewati surat lamaran kamu. Artinya, kamu dipastikan tidak lolos ke tahap berikutnya. Tapi jangan senang dulu, karena dokumen yang lengkap pun belum tentu lolos seleksi. Masih ada hal lain yang menjadi penilaian, jadi pastikan kamu memenuhinya.

2. Melihat Latar Belakang Pendidikan

Apakah latar belakang pendidikan sesuai dengan posisi yang dilamar? Jika tidak, hal yang wajar kalau HRD langsung melewatkan surat lamaran milikmu. Sebab, kamu tidak memenuhi syarat paling dasar yang dibutuhkan perusahaan.

Penting untuk melamar kerja sesuai jurusan masing-masing. Lain halnya kalau lowongan kerja ditujukan untuk semua jurusan, itu artinya jurusan apapun boleh melamar. Jika lolos screening, kamu bisa lanjut ke tahap berikutnya.

3. Pengalaman Kerja

Tidak semua lowongan kerja dibuka untuk fresh graduate, karena beberapa di antaranya bagi yang sudah punya pengalaman. HRD akan melihat lama pengalaman kerja yang dimiliki kandidat sekaligus job description di perusahaan lama. Jika cocok, kandidat boleh lanjut ke tahap berikutnya.

Bagi para fresh graduate, coba hindari lowongan pekerjaan yang kandidat berpengalaman. Sebagus apapun surat lamaran, peluang untuk diterima sangatlah kecil. Lebih baik cari lowongan kerja yang sesuai porsimu, jadi peluang diliriknya besar.

4. Penggunaan Bahasa

Cara membuat surat lamaran yang baik juga harus memerhatikan penggunaan bahasa karena akan menilai kepribadian, kemampuan, dan keterampilan yang kamu miliki. Pastikan bahasanya baku dan sopan, karena dunia yang hendak kamu masuki adalah dunia profesional.

Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele, tapi langsung to the point. Jangan lupa untuk memerhatikan tanda baca. Misalnya, penggunaan titik dan koma agar maksud tulisanmu mudah dimengerti oleh HRD.

Baca Juga: Kerja Freelance di Indonesia, Bagaimana Caranya?

Struktur Surat Lamaran Pekerjaan

Panjang surat lamaran yang dituliskan sebaiknya tidak lebih dari satu halaman. Sebab, surat ini idealnya berisi ringkasan dari apa yang ada di dalam CV. Lebih jelasnya, berikut struktur surat lamaran pekerjaan yang bisa dijadikan panduan saat menuliskannya nanti.

1. Informasi Kontak

Pastikan kamu mencantumkan informasi kontak saat menuliskan lamaran kerja. Sebut saja nama lengkap, alamat email, nomor handphone, hingga alamat tempat tinggal. Tujuannya agar HRD mudah menghubungi apabila kamu lolos ke tahap berikutnya.

2. Pembuka Surat

Berisi nama penerima surat, jabatan, nama perusahaan, dan kota tempat perusahaan beroperasi. Jangan lupa untuk mencantumkan gelar “Bapak/Ibu” pada bagian nama penerima agar kelihatan sopan. Misalnya, Yth. Bapak/Ibu xxx atau Mr/Mrs xxx.

3. Isi Surat

Nah, bagian isi surat dibagi menjadi tiga bagian. Ada paragraf pembuka, isi, dan penutup. Masing-masing berisi informasi yang berbeda, seperti:

• Paragraf pembuka, dapat kamu isi dengan memberitahu HRD dari mana kamu mendapatkan lowongan pekerjaan tersebut.
• Paragraf isi, berisi latar belakang pendidikan, hard skills, dan alasan mengapa kamu pantas diterima di perusahaan.
• Paragraf penutup, berisi soft skills atau sertifikat yang pernah kamu dapatkan untuk menunjang kualitasmu saat melamar pekerjaan.

4. Penutup Surat

Di bagian penutup, kamu bisa isi dengan kalimat ucapan terima kasih karena HRD telah mau meluangkan waktu untuk membaca surat lamaranmu. Cantumkan juga bahwa kamu berharap diberi kesempatan untuk lanjut ke tahap berikutnya. Jangan lupa bubuhkan tempat, tanggal surat, tanda tangan, dan namamu di bagian bawah surat.

Tips Cara Buat Surat Lamaran

Sudah tahu bagaimana struktur surat lamaran pekerjaan, kan? Selanjutnya adalah cara buat surat lamaran yang membuatmu auto lolos saat seleksi. Diperhatikan baik-baik, ya!

1. Surat Lamaran Kerja Fresh Graduate

Karena belum punya pengalaman kerja, surat lamaran sebaiknya ditulis singkat dan padat saja. Beberapa tipsnya sebagai berikut:

• Jadikan surat lamaran sebagai pelengkap CV, jadi isi kontennya mewakili kualitas dan kepribadian kandidat.
• Gunakan template yang menarik.
• Mencantumkan pengalaman organisasi maupun prestasi yang berhasil dicapai sewaktu kuliah.
• Sebutkan hard skills maupun soft skills.

Baca Juga: Ingin Tambahan Penghasilan? Simak Cara Mencari Kerja Part Time

2. Lamaran Kerja via Email

Melamar kerja via email sangat diminati, karena cepat, efisien, hemat waktu, dan biaya. Poin-poin penting yang harus diperhatikan saat menuliskan surat lamaran via email, di antaranya:

• Menyiapkan dokumen yang diminta, seperti CV, ijazah, kartu keluarga, transkrip nilai, dan dokumen pendukung lainnya.
• Menuliskan subjek email.
• Memasukkan alamat email yang dituju.
• Perhatikan isi atau body email karena kamu perlu meyakinkan HRD kalau kamu adalah kandidat yang dicari perusahaan.
• Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan kamu pada perusahaan pada paragraf penutup.
• Kirim email di waktu yang tepat, yaitu di Hari Senin-Jumat pada pukul 9-11.

3. Lamaran Kerja Bahasa Inggris

Menuliskan surat lamaran menggunakan Bahasa Inggris menjadi poin plus bagi kandidat, terutama kalau melamar di perusahaan multinasional. Saat menulis, kamu wajib memperhatikan poin-poin berikut ini:

• Penggunaan grammar harus benar.
• Tuliskan secara singkat, padat, dan jelas.
• Gunakan tanda baca agar kalimatnya tidak terlalu panjang.

4. Lamaran Kerja Microsoft Word

Membuat surat lamaran bisa juga dilakukan di Microsoft Word. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan, di antaranya:

• Atur jenis tulisan, spasi, margin kiri dan kanan surat.
• Gunakan rata kiri-kanan untuk bagian isi surat.
• Simpan surat lamaran sesuai ketentuan yang diminta perusahaan.

5. CV Lamaran Kerja ATS

Applicant Tracking System (ATS) adalah alat bantu yang digunakan HRD untuk memudahkan proses rekrutmen. ATS memuat kata kunci tertentu, jadi sangat berpengaruh pada hasil CV yang dibuat. Poin-poin penting yang harus diperhatikan saat menulis CV kerja ATS friendly, di antaranya:

• Memperhatikan posisi yang akan dilamar.
• Pilih template CV yang simple.
• Gunakan kata kunci yang tepat.
• Tuliskan informasi secara runtut.
• Gunakan ukuran huruf standar.
• Informasinya ringkas, tapi lengkap.

6. Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan

Meskipun era sudah modern, surat lamaran tulis tangan masih tetap diperbolehkan. Namun, ada poin yang harus diperhatikan agar surat lamaran tidak terkesan membingungkan. Apa saja?

• Tuliskan di kertas ukuran folio.
• Tulisan tangan harus rapi, mudah dibaca, dan bersih (tanpa coretan).
• Gunakan kata “saya” untuk menyebutkan dirimu.
• Tuliskan secara singkat, padat, jelas, dan gunakan bahasa baku nan sopan.
• Lampirkan sertifikat pendukung sebagai poin tambah saat melamar.

Baca Juga: 7 Cara Jitu Memilih Tempat Magang yang Digaji

Tips Sebelum Mengirim Lamaran Kerja

Ada ribuan lowongan pekerjaan yang ada di Indonesia. Dari sekian banyak lamaran kerja yang kamu kirimkan, mungkin hanya beberapa saja yang ditanggapi oleh HRD. Agar kesempatan diterima lebih besar, gunakanlah tips berikut sebelum mengirimkan lamaran pekerjaan.

1. Cek Lagi Nama Perusahaan yang Dituju

Kesalahan dalam penulisan nama perusahaan sangatlah fatal. Jika HRD mengetahuinya, bukannya tidak mungkin lamaranmu otomatis ditolak. Jadi, pastikan kamu menuliskan nama perusahaan dengan benar sesuai ejaan. Kamu bisa cari informasi penulisannya di laman resmi atau di sosial media perusahaan yang bersangkutan.

2. Pastikan Kontak yang Dicantumkan Sesuai

Perusahaan manapun tidak akan bisa menghubungi kalau kontak yang dicantumkan pada surat lamaran salah. Selalu perhatikan kontak dengan baik, seperti alamat email maupun nomor handphone. Jika ada perubahan, jangan lupa perbaharui sebelum akhirnya mengirim surat lamaran.

3. Cek Tata Bahasa dan Ejaan

Surat lamaran adalah alat yang menghubungkan kamu dan perusahaan yang dituju. Gunakanlah tata bahasa dan ejaan yang tepat agar apa yang ingin kamu sampaikan mudah dimengerti oleh HRD. Misalnya, penggunaan EYD yang tepat untuk format surat lamaran Bahasa Indonesia, dan grammar yang sesuai untuk Bahasa Inggris.

4. Surat Lamaran Harus Menjelaskan Potensi Diri

Cara menulis surat lamaran kerja harus kamu pahami karena ini adalah momen kamu untuk “menjual” diri kepada perusahaan. Tunjukkan potensi diri semaksimal mungkin untuk memperbesar peluang diterima. Maksimal artinya menyebutkan kelebihan yang sebenarnya, bukan yang dibuat-buat apalagi sampai terkesan menyombongkan diri. Ini adalah cara terbaik untuk meyakinkan perusahaan yang dilamar.

5. Berdoa

Terakhir adalah jangan lupa berdoa agar surat lamaran yang dikirimkan diberkati oleh Yang Maha Kuasa. Berdoalah dari awal sampai akhir. Apapun hasilnya, itulah yang terbaik. Jangan menyerah kalau seandainya gagal, tapi coba lagi siapa tahu yang lebih baik sudah menunggumu di depan sana.

Buatlah Lamaran Kerja Semenarik Mungkin!

Melamar kerja bukan hal yang mudah, prosesnya panjang, dan tingkat persaingan tinggi. Namun, surat lamaran setidaknya membantu membuka peluangmu untuk diterima. Buat surat lamaran kerja semenarik mungkin sebagai pembeda antara kamu dan kandidat lainnya. Untuk persiapan memasuki dunia kerja, kamu juga harus membekali diri dengan informasi mengelola keuangan, terutama gaji, dengan tepat. Cari tahu solusi keuangan terbaik dari ExpertDuck melalui tombol Konsultasi Gratis di bawah ini.