Setiap perusahaan membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan operasionalnya. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman yang dibuat oleh perusahaan untuk memudahkan melakukan pekerjaan. Cara membuat standar operasional perusahaan ini melalui beberapa proses yang melibatkan karyawan yang bersangkutan.
Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengertian SOP menurut Sailendra (2015:11) adalah panduan yang digunakan untuk memastikan sebuah kegiatan berjalan lancar. Kegiatan ini berupa operasional dalam sebuah organisasi atau satu perusahaan. Menurut Moekijat (2008) SOP adalah urutan langkah dalam suatu pekerjaan yang menyangkut dimana, siapa, bilamana dan siapa yang melakukannya.
Seorang ahli bernama Tjipto Atmoko (2011) juga memberikan pengertian tentang SOP dengan lebih jelas. Menurut ahli tersebut SOP adalah satu pedoman / acuan yang digunakan untuk melakukan tugas pekerjaan. Pekerjaan tersebut harus sesuai dengan fungsi dan alat penilaian instansi yang telah ditetapkan.
Instansi ini bisa pemerintah maupun non-pemerintah, berdasar indikator teknis, usaha dan non-usaha, administratif dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Sedangkan menurut Insani (2010:1) SOP adalah sebuah dokumen tentang rangkaian instruksi tertulis. Instruksi ini berupa administratif yang mengatur tentang cara melakukan pekerjaan, waktu, tempat dan aktor pekerjaan.
Manfaat Standar Operasional Perusahaan / (SOP)
Perusahaan tidak akan rugi apabila menetapkan standar operasional perusahaan atau SOP. Berikut ini manfaat ketika perusahaan menggunakan SOP.
Meminimalisir Kesalahan
Standar pedoman kerja dibuat untuk meminimalkan kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Dalam suatu pekerjaan urutan kerja yang baik juga dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan. Dan tentu saja minim kesalahan, jika terjadi kesalahan akan mudah ditemukan dengan menyusuri urutan kerja yang telah dibuat.
Membuat Karyawan Mandiri
Pedoman kerja ini dapat digunakan karyawan sehingga tidak perlu terus dipantau oleh atasan saat bekerja. Instruksi kerja yang berurutan dan jelas dapat membuat karyawan tidak tergantung dengan manajemen. Sehingga pemimpin perusahaan tidak harus selalu memberitahu cara kerja karyawan dan tinggal menerima laporan.
Meningkatkan Akuntabilitas
Setiap karyawan memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilakukannya. Ukuran dan porsi tanggung jawab tersebut mengikuti standar pedoman kerja yang telah dibuat. Sehingga tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan yang dapat menghambat pekerjaan karyawan tersebut. Pelayanan yang diberikan akan lebih maksimal dengan tanggung jawab yang ditanggung masing-masing karyawan.
Standar Kerja Pegawai
Standar operasional perusahaan adalah ukuran standar kinerja yang memberikan gambaran konkret cara melakukan pekerjaan. Pedoman ini juga berfungsi untuk membantu seorang karyawan melakukan evaluasi terhadap pekerjaan yang telah dilakukannya. Sehingga kekurangan dalam pekerjaan dapat diatasi dengan melihat panduan.
Bahan Training Pegawai Baru
SOP sangat membantu jika ada karyawan baru yang belum memahami alur pekerjaannya. Setiap perusahaan memiliki standar pedoman kerja yang berbeda-beda. Sehingga pedoman ini sangat diperlukan sebagai training untuk karyawan yang baru masuk ke dalam perusahaan. Karyawan baru tersebut tidak harus banyak bertanya dan mengganggu karyawan lain yang sedang bekerja.
Menunjukkan Perusahaan yang Efisien
Pedoman kerja yang disebut SOP ini dapat menunjukkan bahwa perusahaan atau organisasi tersebut dapat melakukan pekerjaan yang baik dan efisien. Setiap unit dalam perusahaan memiliki pedoman masing-masing sehingga pelayanan yang diberikan maksimal. Perusahaan yang memiliki standar ini dapat menelusuri jika terjadi kesalahan dalam pelayanan yang dilakukan.
Cara Pembuatan Standar Operasional Perusahaan
Ternyata pembuatan standar operasional perusahaan memerlukan unsur-unsur penting tertentu. Selain itu, cara pembuatannya juga cukup mudah sebagai berikut.
Susunan Kerja
Cara membuat standar operasional perusahaan yang pertama adalah dengan membuat susunan pekerjaan yang akan dilakukan. Susunan ini dapat memudahkan untuk proses selanjutnya yaitu proses wawancara. Susunan kerja dibuat dengan mengelompokkan pekerjaan berdasarkan divisi masing-masing di dalam sebuah perusahaan.
Merencanakan Alur Proses
Alur proses ini berkaitan dengan hal-hal yang harus terdapat dalam satu susunan SOP. Mulai dari format yang digunakan, template dan cara karyawan mengakses SOP yang telah dibuat. Format yang dibuat untuk pedoman kerja ini sebelumnya harus disetujui baru dapat diterapkan ke karyawan yang bersangkutan.
Wawancara Karyawan
Untuk menyusun SOP setiap pekerjaan maka harus dilakukan wawancara secara langsung dengan karyawan yang bersangkutan. Hal ini untuk memudahkan dalam penulisan pedoman kerja yang akan dibuat karena isinya berasal dari kegiatan karyawan sehari-hari. Wawancara juga dilakukan untuk mengetahui bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan oleh karyawan.
Menulis SOP
Hasil wawancara yang telah dilakukan dengan karyawan akan ditulis secara singkat dan jelas sebagai SOP. Setelah dilakukan penulisan sebaiknya bahas hasil pedoman kerja yang telah dibuat dengan karyawan atau pihak yang bersangkutan. Pembahasan bertujuan untuk menemukan ketidaksesuaian peraturan atau celah SOP, sehingga dihasilkan standar yang siap disosialisasikan.
Pelatihan Karyawan
Pedoman kerja standar yang telah disetujui, ditandatangani dan disosialisasaikan maka langkah selanjutnya adalah pelatihan. Pelatihan dilakukan agar SOP yang telah dibuat dapat dilakukan dengan baik dan benar. Pelatihan ini juga sebagai praktik setelah dilakukan sosialisasi. Setelah pelatihan diharapkan karyawan dapat menjalankan pekerjaan dengan baik dan sesuai dengan SOP.
Evaluasi
Langkah terakhir adalah dengan melakukan evaluasi dari hasil pelatihan dan penerapan SOP. Evaluasi ini dilakukan jika penerapannya telah berjalan minimal 6 hingga 12 bulan. Jika hasil evaluasi dinilai cukup baik maka standar operasional perusahaan akan terus digunakan. Namun jika hasil tidak sesuai seperti yang diharapkan maka SOP perlu dilakukan revisi atau perbaikan.
Contoh Standar Operasional Perusahaan
Berikut adalah contoh Standar Operasional Perusahaan (SOP) untuk mempermudah Anda dalam membuatnya:
SOP PT.Maju Jaya Abadi
Tujuan 1.Menyediakan layanan pembuatan spanduk, banner, billboard, poster, brosure, neon box, iklan tembok, baliho, dan media 3D berbagai ukuran. 2.Menyediakan jasa konsultasi dan desain secara profesional dan terpercaya. 3.Menyediakan layanan pemesanan dalam skala partai besar maupun satuan. 4.Menyediakan jasa pemasangan dan pengantaran ke alamat konsumen dengan minimal pemesanan yang telah ditetapkan. 5.Menyediakan faktur pajak penjualan untuk perusahaan dan usaha yang terikat pajak.
Prosedur Kerja
1.Karyawan bekerja mulai dari hari Senin hingga Jumat. 2.Pukul 08.00 semua pekerja diharuskan sudah masuk kantor. 3.Istirahat jam 12.00 hingga 13.00, khusus untuk hari Jumat lelaki muslim diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30. 4.Pukul 17.00 semua pekerja diperbolehkan pulang. Lembur dihitung mulai pukul 18.00 dan setiap satu jam lembur dibayar sebesar 20 ribu rupiah.
Contoh diatas adalah SOP yang berlaku untuk satu perusahaan. Namun anda dapat membuat pedoman kerja yang berbeda untuk setiap bagian pekerjaan. Cara membuat standar operasional perusahaan untuk setiap bagian karyawan sama saja, namun dijelaskan lebih spesifik tentang pekerjaan yang dilakukan.
Nurida
Saya merupakan pemilik usaha kecil menengah dan baru-baru ini saja mendirikan usaha saya. Artikel ini menyadarkan bahwa untuk memiliki usaha dengan alur yang jelas memerlukan adanya Standard Operating Procedure (SOP). Apakah SOP harus dikaji untuk keefektivitasannya secara berkala dan bagaimana misalnya mengganti atau memperbarui SOP?
Audric
Standar Operasional Prosedur merupakan salah satu dokumen penting bagi sebuah perusahaan yang berisi tentang cara kerja sistematis yang harus dipatuhi oleh pekerja. Untuk membuat Standar Operasional Prosedur, terdapat prosedurnya seperti membuat susunan kerja, melancarkan alur proses dan mementukan format SOP, melakukan wawancara kepada karyawan untuk mendapat tanggapan, kemudian merangkum tanggapan karyawan dan didiskusikan bersama untuk mendapatakn persetujuan, dan menulis SOP yang telah di setujui.
Osta
Standar operasioanl prosedur (SOP) penting dibuat dan dimiliki setiap bisnis, hal ini demi menjaga keberlangsungan bisnis agar tetap selalu konsisten dalam memberikan pelayanan kepada pelanggannya. Tanpa SOP, pelaksanaan bisnis akan sulit diukur keberhasilannya karena tidak ada sistem yang jelas. Sehingga perlu membuat SOP ketika melaksanakan sebuah bisnis.
Ms Ven
Berdasarkan artikel diatas, saya jadi mengerti tentang pentingnya SOP bagi sebuah Perusahaan. Dengan adanya SOP perusahaan menjadi lebih terarah dan mempunyai ukuran dalam pelaksanaannya. Ini juga berguna untuk menjadi standar kedisplinan bagi semua yang ada didalam perusahaan. Dalam pelaksanaannya SOP juga perlu dilakukan evaluasi bertahap sesuai dengan perkembangan jaman.