Contoh Surat PHK Karyawan Berbagai Alasan dan Aturan UU PHK

Pemutusan hubungan kerja (PHK) tidak bisa semena-mena karena faktor hubungan pribadi atau alasan kerja yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku. Ketika memberitahukan pemutusan kerja, pihak Human Resource Department (HRD) juga harus menyerahkan surat PHK sebagai bukti pemutusan kerja yang sah dan formalitas.

Seperti apa contoh surat PHK karyawan? Perlu diketahui, surat PHK karyawan berbeda-beda sesuai dengan alasan pemecatan. Simak penjelasannya dalam artikel MoneyDuck berikut ini agar kamu tidak salah membuat surat.

Apa itu Surat PHK?

Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika ingin mengakhiri hubungan kerja dengan seorang karyawan. Surat ini berisi detail mengenai alasan pemutusan hubungan kerja dan hak-hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Pemahaman tentang surat PHK sangat penting bagi setiap karyawan dan pengelola HRD karena berkaitan langsung dengan hak dan kewajiban yang ada dalam hubungan kerja.

Dalam penulisan surat PHK, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, seperti penyebutan alasan PHK secara jelas dan penjelasan mengenai hak-hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Semua ini bertujuan untuk menghindari terjadinya konflik dan perselisihan di kemudian hari. Oleh karena itu, pengetahuan tentang contoh surat PHK karyawan seperti cara menulisnya dengan benar sangat penting bagi setiap pengelola SDM.

Jenis-jenis PHK Karyawan

Sebelum kamu mengetahui contoh surat PHK karyawan, terdapat beberapa jenis PHK. Salah satu jenis PHK yang umum adalah PHK individual. PHK individual terjadi ketika seorang karyawan dipecat oleh perusahaan karena alasan tertentu. Alasan PHK individual dapat bervariasi, seperti kinerja yang buruk, pelanggaran disiplin, atau restrukturisasi perusahaan.

Dalam PHK individual, perusahaan biasanya memberikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada karyawan, memberikan kesempatan untuk memperbaiki kinerja atau memperbaiki pelanggaran, sebelum akhirnya mengambil keputusan untuk memberhentikan karyawan tersebut.

Selain PHK individual, terdapat juga jenis PHK kolektif. PHK kolektif terjadi ketika perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja secara massal terhadap sejumlah karyawan dalam waktu yang bersamaan. PHK kolektif biasanya terjadi akibat kondisi finansial perusahaan yang buruk, restrukturisasi besar-besaran, atau penggabungan perusahaan.

Dalam PHK kolektif, perusahaan diharuskan untuk memberikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada serikat pekerja atau wakil karyawan yang terlibat. Selain itu, perusahaan juga berkewajiban memberikan kompensasi atau tunjangan kepada karyawan yang di-PHK sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Baca Juga: Kerja Freelance di Indonesia, Bagaimana Caranya?

Alasan PHK sesuai Undang-Undang

Sebelum membuat surat PHK, kamu harus memastikan alasan pemutusan kerja telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berdasarkan Pasal 154A Undang-Undang Ketenagakerjaan, perusahaan diperbolehkan melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap karyawan dengan alasan-alasan berikut:

• Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan, di mana salah satu pihak, baik pekerja maupun pengusaha, tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja.
• Alasan efisiensi, baik dengan atau tanpa penutupan perusahaan.
• Penutupan perusahaan karena mengalami kerugian terus-menerus selama 2 tahun.
• Penutupan perusahaan akibat keadaan memaksa (force majeure).
• Keadaan perusahaan yang terdesak dalam penundaan kewajiban pembayaran utang.
• Kepailitan perusahaan.
• Permohonan PHK diajukan oleh pekerja karena pengusaha melakukan tindakan penganiayaan, penghinaan secara kasar, atau ancaman terhadap pekerja; menyuruh melakukan perbuatan yang melanggar Undang-Undang; tidak membayar upah selama 3 bulan berturut-turut; tidak memenuhi kewajiban yang dijanjikan; memerintahkan pekerja melakukan pekerjaan di luar yang telah disepakati; memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan, dan moralitas pekerja.
• Adanya putusan pengadilan yang menyatakan bahwa pengusaha tidak melakukan hal seperti yang disebutkan dalam poin g dan pengusaha memutuskan untuk melakukan PHK.
• Pekerja mengundurkan diri atas kemauan sendiri.
• Karyawan absen tanpa keterangan tertulis dan bukti yang sah selama 5 hari berturut-turut, setelah telah dipanggil secara patut dan tertulis sebanyak 2 kali.
• Melakukan pelanggaran terhadap ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga.
• Pekerja tidak dapat bekerja selama 6 bulan akibat ditahan oleh pihak berwajib karena dugaan tindak pidana.
• Sakit atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat bekerja setelah melewati batas waktu 12 bulan.
• Mencapai usia pensiun.
• Karyawan meninggal dunia.

Namun, penting untuk dicatat bahwa dalam melakukan PHK, perusahaan harus mematuhi ketentuan dan prosedur yang diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

Alasan PHK yang Tidak Sah Menurut Undang-Undang

Berdasarkan Pasal 153 Undang-Undang Ketenagakerjaan (revisi oleh UU Cipta Kerja), perusahaan tidak diizinkan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap karyawan dengan alasan berikut:

• Karyawan yang sakit selama kurun waktu tidak melebihi 12 bulan secara terus-menerus.
• Karyawan yang menjalankan kewajiban terhadap negara sesuai ketentuan perundang-undangan.
• Karyawan yang menjalankan ibadah sesuai perintah agamanya.
• Karyawan yang menikah.
• Karyawan yang sedang hamil, melahirkan, mengalami keguguran kandungan, atau sedang menyusui bayi.
• Karyawan yang memiliki hubungan keluarga atau ikatan perkawinan dengan - karyawan lain di dalam perusahaan yang sama.
• Karyawan yang menjadi pendiri, anggota, atau pengurus serikat pekerja, atau melakukan kegiatan serikat pekerja di luar jam kerja.
• Karyawan yang melaporkan pengusaha ke pihak berwenang atas tindak pidana kejahatan.
• Karyawan yang memiliki perbedaan paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan.
• Karyawan yang mengalami cacat tetap, sakit akibat kecelakaan kerja, atau sakit karena hubungan kerja, yang menurut dokter belum dapat dipastikan jangka waktu penyembuhannya.

Jika PHK dilakukan dengan alasan-alasan tersebut di atas, maka tindakan tersebut dianggap batal demi hukum, dan perusahaan diwajibkan untuk mengembalikan karyawan yang bersangkutan ke dalam pekerjaan.

Baca Juga: Cara Menghitung Uang Pesangon PHK sesuai Aturan UU Cipta Kerja

Prosedur PHK Karyawan

Prosedur PHK karyawan harus dijalankan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Pertama-tama, perusahaan harus memberikan pemberitahuan kepada karyawan tentang rencana PHK dan alasan di baliknya. Selanjutnya, perusahaan dan karyawan harus menjalani proses mediasi atau negosiasi untuk mencapai kesepakatan. Jika tidak ada kesepakatan yang dicapai, perusahaan dapat mengajukan permohonan PHK ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Prosedur ini bertujuan untuk memberikan jaminan hukum bagi keduanya, baik perusahaan maupun karyawan. Dengan menjalankan prosedur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa proses PHK dijalankan dengan adil dan transparan, sementara karyawan mendapatkan perlindungan hukum dan hak-haknya terjamin.

Contoh Surat PHK Karyawan

Pemutusan kerja karyawan harus dieksekusi dengan benar sesuai aturan yang berlaku. Salah satunya dengan memberikan surat PHK sebagai pemberitahun formal mengenai pemutusan kerja. Berikut adalah contoh surat PHK karyawan dengan beberapa alasan yang melatarbelakanginya.

Contoh Surat PHK Karyawan Tidak Lulus Masa Percobaan

Peraturan masa percobaan hal yang lumrah diterapkan oleh perusahaan untuk mengetahui kualitas teknis dan non-teknis karyawan baru. Alhasil, wajar juga jika karyawan masa percobaan mengalami pemutusan kontrak jika kinerjanya tidak sesuai dengan harapan perusahaan. Nah, bagaimana contoh surat PHK karyawan tidak lulus masa percobaan?

PT. Maju Bersama

Jl. Merdeka No.123, Jakarta

Telp: (021) 12345678

Jakarta, 15 Juni 2023

Kepada Yth,Bapak/Ibu

[Nama Karyawan]

Di Tempat

Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan hormat,

Berdasarkan evaluasi kinerja selama masa percobaan, kami menemukan bahwa kinerja Bapak/Ibu [Nama Karyawan] selama bekerja di PT. Maju Bersama belum memenuhi standar yang kami tetapkan.

Selama masa percobaan selama [jumlah bulan] bulan ini, Bapak/Ibu [Nama Karyawan] telah ditempatkan pada posisi [nama posisi] dan telah diberikan kesempatan untuk memperlihatkan kinerja dan dedikasi pada pekerjaan.

Namun sayangnya, setelah melalui pertimbangan yang matang dan evaluasi detil, kami memutuskan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja dengan Bapak/Ibu [Nama Karyawan].

Sehubungan dengan hal tersebut, maka dengan ini kami sampaikan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang berlaku efektif sejak tanggal [tanggal efektif].

Menurut ketentuan perusahaan dan hukum yang berlaku, Bapak/Ibu [Nama Karyawan] berhak mendapatkan kompensasi pemutusan kerja berupa [rincian kompensasi]. Proses pencairan hak-hak tersebut akan kami sampaikan lebih lanjut.

Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kerja keras Bapak/Ibu selama ini dan berharap Bapak/Ibu mendapatkan kesempatan yang lebih baik di masa mendatang.

Hormat kami,

[Nama Manajer SDM]

Manajer SDM PT. Maju Bersama

Dalam contoh ini, kamu dapat melihat bagaimana alasan PHK dijelaskan dengan jelas dan detail pekerjaan karyawan disebutkan. Ini penting untuk memastikan bahwa surat PHK memenuhi standar hukum dan etika profesional.

Contoh Surat PHK karena Efisiensi Karyawan

Alasan PHK karyawan yang sering terjadi adalah keputusan perusahaan untuk mengurangi pengeluaran perusahaan melalui efisiensi karyawan. Berikut adalah contoh surat PHK karyawan untuk alasan ini.

PT. Maju Bersama

Jl. Merdeka No.123, Jakarta

Telp: (021) 12345678

Jakarta, 15 Juni 2023

Kepada Yth,

Bapak/Ibu [Nama Karyawan]

Di Tempat

Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan hormat,

Sehubungan dengan efisiensi yang dilakukan oleh perusahaan, maka dengan berat hati kami harus memberitahukan bahwa posisi Bapak/Ibu [Nama Karyawan] sebagai [Nama Posisi] di PT. Maju Bersama tidak lagi tersedia.

Keputusan ini diambil setelah melalui proses peninjauan kinerja dan efisiensi sumber daya yang ada. Sayangnya, dalam rangka penyesuaian kebutuhan dan struktur organisasi perusahaan, kami harus melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap beberapa posisi, termasuk posisi yang Bapak/Ibu tempati.

Dengan ini, kami sampaikan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang berlaku efektif sejak tanggal [tanggal efektif].

Menurut ketentuan perusahaan dan hukum yang berlaku, Bapak/Ibu [Nama Karyawan] berhak mendapatkan kompensasi pemutusan kerja berupa [rincian kompensasi]. Proses pencairan hak-hak tersebut akan kami sampaikan lebih lanjut.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan dedikasi Bapak/Ibu selama ini dan kami berharap semoga Bapak/Ibu mendapatkan kesempatan dan keberuntungan yang lebih baik di masa mendatang.

Hormat kami,

[Nama Manajer SDM]

Manajer SDM PT. Maju Bersama

Contoh ini menunjukkan bagaimana perusahaan harus menjelaskan alasan PHK dengan jelas dan rinci. Selain itu, surat juga mencakup hak-hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, menunjukkan komitmen perusahaan terhadap keadilan dan transparansi.

Contoh Surat PHK Karyawan karena Indisplin

Ketika karyawan melanggar displin yang diterapkan perusahaan dan telah mendapatkan surat peringatan berkali-kali, maka surat PHK akan dikeluarkan.

PT. Maju Bersama

Jl. Merdeka No.123, Jakarta

Telp: (021) 12345678

Jakarta, 15 Juni 2023

Kepada Yth,

Bapak/Ibu [Nama Karyawan]

Di Tempat

Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan hormat,

Berdasarkan evaluasi dan investigasi yang telah dilakukan oleh perusahaan, telah terbukti bahwa Bapak/Ibu [Nama Karyawan] telah melakukan pelanggaran disiplin selama masa kerja di posisi [Nama Posisi] di PT. Maju Bersama.

Pelanggaran disiplin yang Bapak/Ibu lakukan, yaitu [detil pelanggaran], memiliki dampak yang signifikan terhadap operasional dan reputasi perusahaan. Setelah melalui pertimbangan yang matang dan menimbang konsekuensinya, perusahaan memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap Bapak/Ibu [Nama Karyawan].

Oleh karena itu, dengan ini kami sampaikan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang berlaku efektif sejak tanggal [tanggal efektif].

Menurut ketentuan perusahaan dan hukum yang berlaku, Bapak/Ibu [Nama Karyawan] berhak mendapatkan kompensasi pemutusan kerja berupa [rincian kompensasi]. Proses pencairan hak-hak tersebut akan kami sampaikan lebih lanjut.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan dedikasi Bapak/Ibu selama ini, dan kami berharap semoga Bapak/Ibu mendapatkan kesempatan yang lebih baik di masa mendatang.

Hormat kami,

[Nama Manajer SDM]

Manajer SDM PT. Maju Bersama

Dalam contoh ini, perusahaan menjelaskan alasan PHK dengan jelas dan detail, mencakup pelanggaran disiplin yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa surat PHK adil dan transparan.

Contoh Surat PHK Karyawan yang Melakukan Kesalahan

Jika kamu sedang mencari contoh surat PHK untuk karyawan yang melakukan kesalahan, kamu bisa menggunakan surat di bawah ini.

PT. Maju Bersama

Jl. Merdeka No.123, Jakarta

Telp: (021) 12345678

Jakarta, 15 Juni 2023

Kepada Yth,

Bapak/Ibu [Nama Karyawan]

Di Tempat

Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menginformasikan bahwa PT. Maju Bersama telah melakukan peninjauan terhadap kesalahan yang Bapak/Ibu [Nama Karyawan] lakukan dalam kapasitas sebagai [Nama Posisi] di perusahaan kami.

Setelah melalui proses investigasi dan menimbang berbagai faktor, termasuk dampak dari kesalahan tersebut terhadap operasional perusahaan, kami dengan berat hati memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap Bapak/Ibu [Nama Karyawan].

Oleh karena itu, dengan ini kami sampaikan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang berlaku efektif sejak tanggal [tanggal efektif].

Menurut ketentuan perusahaan dan hukum yang berlaku, Bapak/Ibu [Nama Karyawan] berhak mendapatkan kompensasi pemutusan kerja berupa [rincian kompensasi]. Proses pencairan hak-hak tersebut akan kami sampaikan lebih lanjut.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan dedikasi Bapak/Ibu selama ini, dan kami berharap semoga Bapak/Ibu mendapatkan kesempatan yang lebih baik di masa mendatang.

Hormat kami,

[Nama Manajer SDM]

Manajer SDM PT. Maju Bersama

Contoh ini menunjukkan bagaimana perusahaan harus menjelaskan alasan PHK dengan jelas dan rinci, mencakup kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. Selain itu, surat juga mencakup hak-hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, menunjukkan komitmen perusahaan terhadap keadilan dan transparansi.

Baca Juga: Lebih Baik Gaji Nett atau Gross untuk Karyawan?

Pentingnya Perencanaan Keuangan Setelah PHK

Pemutusan kerja tentu akan memberikan pukulan besar bagi kondisi keuangan karyawan yang bersangkutan. Sebagai HRD yang bertanggungjawab dan profesional, ada baiknya kamu juga membekali karyawan ter-PHK dengan informasi dan tips untuk memperbaiki keuangan mereka setelah PHK.

Mengelola Pengeluaran setelah Kehilangan Pekerjaan

Setelah PHK, karyawan mungkin merasa kehilangan dan tidak yakin apa yang harus dilakukan selanjutnya, terutama dalam hal keuangan. Salah satu hal pertama yang harus dilakukan adalah merencanakan dan mengelola pengeluaran. Cobalah untuk membatasi pengeluaran pada hal-hal yang paling penting saja. Ini dapat membantu menjaga keuangan tetap stabil sementara kamu mencari pekerjaan baru.

Mengatur anggaran juga menjadi bagian penting dalam mengelola pengeluaran. Buatlah daftar tentang kebutuhan setiap bulan dan prioritaskan pengeluaran. Hal ini akan membantu karyawan ter-PHK dalam menghemat dan memastikan bahwa kebutuhan penting terpenuhi.

Baca Juga: Cara Mengatur Gaji Bulanan agar Tidak Numpang Lewat, Mudah!

Investasi dan Asuransi untuk Masa Depan

Investasi dan asuransi bisa menjadi pilihan yang baik untuk mempersiapkan masa depan. Investasi bisa membantu untuk memperbanyak penghasilan, sementara asuransi bisa memberikan perlindungan keuangan saat menghadapi situasi tidak terduga, seperti PHK. Oleh karena itu, perencanaan keuangan setelah PHK harus mencakup strategi investasi dan asuransi.

Sebelum memutuskan untuk berinvestasi atau membeli asuransi, sebaiknya melakukan penelitian terlebih dahulu dan mendapatkan nasihat dari ahli keuangan. Ini penting untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil tepat dan sesuai dengan kebutuhan serta kemampuan.

Mencari Peluang Pendapatan Tambahan

Selain mengelola pengeluaran dan berinvestasi, mencari sumber pendapatan tambahan juga penting setelah PHK. Karyawan bisa mencari pekerjaan baru atau bahkan memulai usaha sendiri. Dengan memiliki lebih dari satu sumber pendapatan bisa memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam mengatur keuangan.

Peluang pendapatan tambahan ini bisa datang dari banyak hal, mulai dari pekerjaan paruh waktu, menjadi freelancer, hingga menjalankan bisnis sampingan. Yang terpenting adalah harus tetap bersemangat dan tidak menyerah meski menghadapi kesulitan.

Dengan semua informasi dan contoh surat PHK karyawan ini, semoga kamu bisa lebih memahami prosedur PHK dan apa yang harus dilakukan setelahnya. Jika kamu membutuhkan bantuan lebih lanjut tentang hal ini atau isu keuangan lainnya, jangan ragu untuk menghubungi ExpertDuck dengan klik tombol Konsultasi Gratis.