Umumnya ada 4 fungsi manajemen yang paling utama dan dapat diterapkan dalam banyak aspek. Fungsi tersebut diantaranya planning (perencanaan), organizing (pengorganisasaian), directing (pengarahan) dan controlling (pengendalian). Dalam sebuah perusahaan seorang manajer harus menguasai manajemen dengan baik.

Planning (Perencanaan)

Planning atau perencanaan adalah aktivitas yang dilakukan dengan menyusun rencana-rencana guna mencapai tujuan perusahaan. Tujuan dari perusahaan ini telah ditentukan dalam visi dan misi perusahaan. Planning dirancang oleh perusahaan dan dievaluasi oleh seorang manajer dalam pelaksanaannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Manajer juga bertugas sebagai pemberi alternatif agar tujuan perusahaan dapat sejalan dengan rencana awal. Semua tindakan yang terdapat di dalam planning akan di telaah terlebih dahulu agar sesuai. Perencanaan adalah langkah awal yang sangat penting sehingga perlu dilakukan dengan baik dan benar.

Hal-Hal Wajib Ada Dalam Planning

Ada beberapa hal yang dibahas dalam planning suatu perusahaan.

  1. Menetapkan tujuan dan target yang akan dicapai dalam bisnis.
  2. Menyusun strategi agar tujuan dan target dapat dicapai.
  3. Menentukan dan memilih sumber daya agar sesuai dengan kebutuhan.
  4. Menentukan standar kesuksesan melalui hasil pencapaian target yang telah ditetapkan.

Planning Berdasarkan Jenjang

Perencanaan atau planning dapat dibagi lagi menjadi beberapa bagian menurut jenjangnya. Berikut pembagian planning tersebut.

Top Level Planning (Jenjang Atas)

Top level planning ini adalah perencanaan pusat yang menjadi tanggung jawab para manajemen puncak. Perencanaan tersebut memiliki sifat strategis, rumusan tujuan, pengambilan keputusan, memberikan petunjuk umum dan pola penyelesaian. Penyelesaian ini bersifat menyeluruh karena perencanaan ini merupakan target dalam jangka waktu panjang.

Middle Level Planning (Jenjang Menengah)

Middle level planning ini adalah tanggung jawab para manajemen menengah yang berada dalam suatu perusahaan. Level ini lebih bersifat administratif yang berisi cara untuk mencapai tujuan dan target perencanaan yang diinginkan. Dalam jenjang menengah ini akan dibahas bagaimana cara yang efektif untuk menjalankan sebuah perencanaan.

Low Level Planning (Jenjang Bawah)

Low level planning ini adalah tanggung jawab para manajemen pelaksana yang berhubungan langsung dengan operasional planning. Jenjang menengah ini lebih menekankan dalam aksi langsung yang dibutuhkan untuk mencapai sebuah tujuan. Keberhasilan sebuah planning ini sangat tergantung dari operasional pada jenjang ini.

Syarat Planning Agar Dapat Berjalan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sebuah planning memenuhi syarat dan dapat berjalan dengan baik. Berikut hal yang harus diperhatikan tersebut:

  1. Target dan tujuan yang jelas.
  2. Sederhana, dalam pelaksanaannya tidak terlalu sulit untuk dilakukan.
  3. Berisi analisa bagaimana suatu pekerjaan dilakukan.
  4. Fleksibel, sebuah perencanaan harus menyesuaikan dengan kondisi yang sedang terjadi.
  5. Seimbang, karena sebuah perencanaan harus selaras antara tanggung jawab dan tujuan.
  6. Memiliki kesan tersedia, efektif saat digunakan dan berdaya guna.

Manfaat Menerapkan Planning

Hal terakhir yang harus diketahui adalah manfaat dari sebuah planning sebagai berikut

  1. Tugas menjadi lebih tertata dan terencana ke arah tujuan yang searah.
  2. Meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi.
  3. Pedoman dasar untuk menjalankan aktivitas sesuai tujuan.

Organizing (Pengorganisasian)

Fungsi manajemen yang kedua adalah sebagai organizing atau pengorganisasian. Organizing adalah suatu upaya dalam memanajemen atau mengatur sumber daya yang terlibat dalam perusahaan. Sumber daya tersebut adalah manusia dan fisik lain yang berguna untuk melakukan perencanaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Secara sederhana organizing adalah proses yang dilakukan untuk mengelompokkan manusia, alat, tugas, tanggung jawab serta wewenang. Pengelompokan ini bertujuan untuk memudahkan dalam menggerakkan semua yang terlibat dalam perusahaan. Organizing juga memudahkan manajer dalam melakukan pengawasan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan.

Fungsi Organizing

Organizing memiliki beberapa fungsi yang satu sama lain berkaitan, yakni:

Mengalokasikan Sumber Daya

Fungsi pertama adalah untuk menyusun dan menetapkan sumber daya agar memiliki tugas dan tanggung jawab. Selain itu semua prosedur yang akan dilakukan juga dilakukan bersama pembagian tugas tersebut.

Menetapkan Struktur Perusahaan

Struktur perusahaan harus ditetapkan agar terdapat pembagian kewenangan dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas masing-masing. Pembagian ini akan menunjukkan garis kewenangan yang terdapat dalam suatu perusahaan.

Memudahkan Perekrutan

Setelah terdapat struktur yang jelas dalam sebuah perusahaan maka akan memudahkan proses perekrutan karyawan yang dibutuhkan. Perusahaan dapat melakukan seleksi, pelatihan dan pengembangan karyawan sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan.

Penempatan Sumber Daya Manusia yang Tepat

Adanya pengelompokan akan memudahkan perusahaan untuk menempatkan sumber daya manusia yang dibutuhkan. Karyawan dapat dipilih sesuai dengan keahlian dan pekerjaan yang akan dilakukan dalam perusahaan tersebut.

Unsur Wajib Dalam Organizing

Ada beberapa unsur yang harus dimiliki dalam organizing suatu perusahaan :

  1. Karyawan yang diperlukan untuk bekerja sama.
  2. Aktivitas dilakukan berdasarkan planning yang telah ditetapkan.
  3. Aktivitas dilakukan sesuai pedoman agar mencapai tujuan.

Manfaat dan Fungsi Organizing

Manfaat organizing adalah untuk melakukan pembagian tugas, menciptakan spesialiasai tugas, dan agar setiap yang terlibat dapat menjalankan tugas. Tugas tersebut tentunya dijalankan agar tujuan dapat dicapai. Sedangkan fungsi lain organizing adalah untuk pendelegasiaan wewenang dalam suatu manajemen puncak hingga pelaksana.

Pembagian tugas yang jelas ini dapat memudahkan manajer puncak untuk menjalankan tugas dengan profesional. Hal ini karena proses pengkoordinasiaan aktivitas yang dijalankan pelaksana dapat diawasi dengan benar.

Directing (Pengarahan)

Directing berfungsi memberikan arahan guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja agar menjadi lebih optimal. Selain itu, menciptakan sebuah lingkungan pekerjaan menjadi lebih dinamis, persaingan sehat dan lainnya. Ada tiga fungsi utama directing sebagai berikut:

  1. Mengimplementasikan proses pembimbingan, kepemimpinan dan motivasi kepada karyawan. Sehingga pekerja tersebut dapat bekerja dengan efektif dan efisien guna mencapai tujuan perusahaan yang sesuai.
  2. Memberikan tugas dan penjelasan mengenai pekerjaan rutin yang akan dilakukan.
  3. Memberikan penjelasan mengenai berbagai kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Controlling (Pengendalian)

Fungsi manajemen yang terakhir adalah controlling atau pengendalian dan pengawasan. Contoling dilakukan untuk menilai suatu hasil pekerjaan menurut standar yang telah ditetapkan perusahaan. Jika hasil tidak sesuai standar maka perlu dilakukan perbaikan dalam aktivitas pekerjaan yang dilakukan. Berikut beberapa fungsi controlling dalam sebuah perusahaan:

Evaluasi Hasil

Pengawasan digunakan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan agar sesuai dengan target dan tujuan yang telah ditetapkan.

Klarifikasi

Jika ditemukan penyimpangan dalam pekerjaan maka dilakukan klarifikasi agar kembali lagi ke target dan tujuan perusahaan.

Alternatif dan Solusi

Alternatif dan solusi dapat diberikan jika terjadi masalah ketika proses pekerjaan sedang berlangsung, sehingga kembali sesuai dengan tujuan perusahaan.

Berbagai Hal Wajib Diperhatikan Dalam Controlling

Sebelum menetapkan controlling ada berberapa hal yang wajib diperhatikan. Sebab, hal-hal tersebut akan berpengaruh terhadap efektifitas controlling itu sendiri.

Routing

Routing atau jalur ditetapkan oleh manajer agar dapat dengan mudah menemukan kesalahan yang sering terjadi dalam suatu pekerjaan.

Scheduling

Scheduling atau penetapan waktu ditentukan oleh manajer agar dapat melakukan pengawasan yang efisien. Waktu pengawasan yang mendadak terkadang lebih efisien daripada waktu terjadwal dalam menemukan kesalahan pekerjaan.

Dispatching

Dicpatching atau perintah pelaksanaan dilakukan agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan waktu yang telah ditetapkan.

Follow Up

Follow Up atau tindak lanjut dilakukan jika manajer menemukan kesalahan dengan cara mencari solusi terhadap masalah tersebut. Kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja dapat diberikan peringatan agar tidak terulang kembali.

Keempat fungsi manajemen yang sudah diuraikan diatas akan mempermudah suatu perusahaan mencapai tujuannya. Selain itu, antara planning, organizing, directing, dan controlling memiliki hubungan satu sama lain.

Apabila salah satu fungsi dari manajemen tidak dioptimalkan maka akan berdampak bagi fungsi lainnya.Setiap orang yang terlibat dalam perusahaan harus sadar akan tanggung jawab dan manajemen diri yang baik agar tujuan perusahaan tercapai.