Mungkin Anda pernah mengalami kejadian di mana Anda membutuhkan surat pernyataan untuk keperluan tertentu, mungkin juga Anda bingung bagaimana cara menulis surat pernyataan yang profesional dan layak untuk diberikan. Masih banyak orang yang bingung tentang bagaimana menulis surat pernyataan dengan baik dan benar.

Surat pernyataan yang terlihat asal-asalan akan memberikan Anda banyak masalah. Orang yang membaca mungkin berpikir bahwa Anda orang yang tidak bertanggung jawab dan memiliki wawasan yang sempit. Karena itu surat pernyataan yang baik bisa menjadi alat yang sangat penting bagi siapa saja.

Apa Sebenarnya Yang Dimaksud Dengan Surat Pernyataan?

Di artikel ini kami akan membahas tentang apa saja jenis dan fungsi surat pernyataan, dan bagaimana cara menulis dengan baik dan benar. Pengetahuan untuk menulis surat pernyataan bisa menjadi aset yang berharga dalam hubungan bisnis dan menyampaikan pesan sesuai dengan apa yang Anda maksud.

Yang dimaksud dengan surat pernyataan atau juga biasa disebut surat pengakuan adalah sebuah penjelasan tertulis layaknya sebuah surat yang menyatakan tentang situasi dan/atau kondisi seseorang yang membuat mereka tidak bisa hadir atau melakukan tanggung jawab penulis surat. Surat ini sendiri ditulis dengan tujuan untuk memberikan pernyataan dan keterangan tentang suatu hal yang sangat penting.

Siapa Saja Yang Bisa Menulis Surat Pernyataan?

Siapa saja bisa menulis surat pernyataan. Baik individu, kelompok, perusahaan, dan organisasi bisa membuat surat pernyataan dengan berbagai macam tujuan dan maksud. Tujuan untuk menulis surat pernyataan yang umum adalah memberikan ikatan pada seseorang atau kelompok dalam menjelaskan atau mengakui hal-hal tertentu.

Karena surat pernyataan bersifat resmi atau formal maka wajib ditulis dengan Bahasa Indonesia yang baku. Dilarang menggunakan Bahasa Indonesia selayaknya berbicara dengan satu sama lain di media sosial atau menggunakan banyak singkatan. Selain Bahasa Indonesia baku, juga harus disertakan tanda tangan semua pihak yang bersangkutan dan dibubuhi materai agar surat menjadi resmi dan membuktikan bahwa isi surat sungguh-sungguh.

Jika semua syarat dipenuhi, surat pernyataan bisa memperkuat makna dan maksud dari penulis surat. Pihak yang menerima surat juga bisa menerima keterangan yang diberikan oleh penulis surat karena sifat surat yang resmi atau formal.

Jenis-Jenis Surat Pernyataan

Sekarang kita akan berbicara dengan lebih detail tentang apa saja jenis surat pernyataan yang bisa ditulis. Format atau struktur dari surat pernyataan juga bervariasi. Surat dengan jenis yang berbeda memiliki format yang berbeda juga. Secara umum, surat pernyataan dibagi menjadi empat jenis dan setiap jenis surat juga memiliki fungsi yang berbeda dari satu sama lain.

Surat Pernyataan Diri

Surat ini dibuat sebagai keterangan dan penjelasan individu. Biasanya surat jenis ini berisi tentang informasi kondisi pribadi dan penjelasan tentang suatu hal yang penting dan ingin disampaikan ke pihak lain yang bersangkutan.

Surat Pernyataan Hutang

Surat ini digunakan sebagai indikasi bahwa penulis surat berada dalam kondisi memiliki tanggungan hutang. Surat jenis ini dibuat dengan tujuan agar pihak yang bersangkutan bisa memaklumi kondisi keuangan dari penulis surat dan memberikan keringanan dalam bentuk apa pun. Surat pernyataan hutan juga mempunyai kekuatan hukum yang cukup kuat.

Surat Pernyataan Kesanggupan

Surat ini dibuat baik oleh individu, kelompok, atau organisasi untuk situasi tertentu. Dengan dibuatnya surat ini, seseorang atau sebuah kelompok akan terikat kepada pihak-pihak tertentu hingga suatu hal yang dinyatakan sanggup untuk dilakukan bisa diselesaikan sesuai dengan kesepakatan.

Surat Pernyataan Kerja

Surat jenis ini dipakai untuk menjelaskan situasi bahwa penulis surat sedang menjalani pekerjaan atau tanggung jawab lainnya. Surat pernyataan kerja juga bisa digunakan untuk menyatakan bahwa penulis surat mampu melakukan dan menyelesaikan pekerjaan yang diterima.

Setiap jenis surat pernyataan memiliki fungsi yang berbeda. Jadi jangan sampai salah dalam menulis surat pernyataan. Tentukan dulu kenapa Anda butuh untuk menulis surat pernyataan dan kemudian tulis berdasarkan fungsinya sehingga format dari surat bisa sesuai.

Fungsi Dan Manfaat Dari Surat Pernyataan

Fungsi dari surat pernyataan bisa dibedakan berdasarkan tiga hal yaitu, pihak penulis, pihak penerima, dan pihak yang dinyatakan di dalam surat. Lebih jelasnya berikut adalah fungsi dari surat pernyataan berdasarkan posisi pihak yang bersangkutan.

Pihak Penulis

Bagi penulis, surat pernyataan bisa berfungsi sebagai bukti atau pernyataan tentang suatu hal yang sudah ditulis di dalamnya. Dengan menulis surat pernyataan, penulis bisa menunjukkan bahwa dia bersungguh-sungguh untuk mengerjakan, menyatakan, atau melakukan sesuai dengan apa yang ditulis di dalam surat.

Pihak Penerima

Pihak penerima bisa menggunakan surat sebagai bukti resmi untuk menuntut tanggung jawab dari pihak penulis atas pengakuan yang ditulis. Jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang ditulis terjadi, maka pihak penerima bisa menggunakan surat untuk meminta pertanggungjawaban sesuai dengan hukum kepada pihak penulis.

Pihak Yang Dinyatakan

Dengan adanya surat pernyataan, situasi pihak yang tertulis di dalam surat bisa diperkuat. Jadi, surat bisa digunakan sebagai barang bukti yang kuat ketika ada sengketa atau perkara yang muncul karena satu pihak atau lebih. Fungsi ini juga tidak kalah pentingnya bagi semua pihak yang bersangkutan.

Bagian-Bagian Dari Surat Pernyataan

Struktur dari sebuah surat pernyataan tidak jauh berbeda dari surat pada umumnya. Bedanya, surat pernyataan bersifat resmi dan harus dibuat sesuai dengan struktur yang ada. Jadi Anda tidak bisa menulis sesuka hati layaknya surat tidak resmi.

Judul Atau Nama Surat

Yang pertama, Anda harus menentukan apa judul atau nama surat yang ingin digunakan. Menulis judul atau nama surat wajib menggunakan huruf kapital, dicetak tebal atau bold, dan posisinya di tengah surat.

Isi

Isi surat pernyataan mengandung beberapa semua informasi penting seperti identitas penulis surat, isi dari surat pernyataan yang terdiri dari pernyataan atau kesanggupan yang sesuai dengan fakta, dan identitas pihak penerima dan dinyatakan lainnya.

Penutup

Setelah isi selesai ditulis, surat harus ditutup. Isi dari penutup biasanya dilengkapi dengan tempat dan tanggal saat surat ditulis, nama terang, paraf atau tanda tangan, dan bisa juga dilengkapi dengan informasi lainnya seperti Nomor Induk KTP, Nomor Induk Mahasiswa atau NIM, atau lainnya.

Materai

Terakhir bisa dibubuhkan materai agar surat menjadi resmi dan semakin kuat di mata hukum. Harap diingat materai hukumnya bukan wajib, melainkan opsional. Tergantung dari kebutuhan dari surat pernyataan itu sendiri.

Menulis Surat Pernyataan

Saatnya untuk menulis surat pernyataan sesuai dengan informasi yang sudah dijelaskan di atas. Pertama Anda tentukan dulu alasan menulis surat pernyataan. Lalu tentukan isi dan penutup dari surat. Setelah Anda yakin tentang semua aspek penting dari surat, silakan tulis surat pernyataan yang sudah ada di benak Anda. Harus diingat untuk menulis dengan standar EYD yang sudah disempurnakan, pakai kalimat yang sopan dan baik, dan hanya menulis tentang topik yang penting saja.

Juga ada orang yang menganggap bahwa surat pernyataan sebaiknya ditulis menggunakan tulisan tangan, bukan menggunakan komputer dan alat elektronik lainnya. Mereka beranggapan surat pernyataan yang ditulis tangan lebih praktis dan bisa langsung dibuat di lokasi dan juga bisa lebih diandalkan oleh pihak penerima. Selain itu, jika Anda ingin menulis surat pernyataan langsung juga tidak akan merasa repot karena isi surat yang pendek karena langsung menjelaskan isi dari surat.

Surat Pernyataan Harus Dibuat Dengan Teliti Dan Sungguh-Sungguh

Surat pernyataan memang tidak sering dibutuhkan, namun ketika Anda butuh, surat pernyataan tersebut harus dibuat sesuai dengan struktur yang sudah ditentukan. Mengetahui cara menulis surat pernyataan juga bisa menjadi aset yang penting bagi Anda. Siapa tahu Anda membutuhkan surat pernyataan untuk keperluan apa pun, sehingga Anda tidak akan kebingungan nantinya.