เอกสารทางการเงินที่สำคัญควรศึกษา Bill, Receipt, และ Invoice คืออะไรเหรอ?

เพื่อนๆรู้ไหมว่าความรู้เรื่องเงินนั้นไม่ได้มีแค่เรื่องเงินเท่านั้นนะ ยังมีเรื่องอื่นๆเข้ามาเกี่ยวข้องอีกมากมายเลยล่ะ โดยเฉพาะเรื่องเอกสารสำคัญๆต่างๆ ก็เลยมีการเรียกการทำธุระต่างๆเกี่ยวกับเงินว่า ธุรกรรมทางการเงิน ธุรกรรมทางการเงินนั้นหมายรวมถึงทุกๆอย่างที่มีเรื่องเงินมาเกี่ยวข้องซึ่งมักต้องใช้เอกสารต่างๆร่วมด้วยมากมาย เช่น การเปิดบัญชีเงินฝาก การสมัครบัตรสินเชื่อต่างๆ เช่น บัตรเครดิต บัตรกดเงินสด การขอสินเชื่อส่วนบุคคล สินเชื่อรถ สินเชื่อบ้าน เรื่องของภาษีเมื่อต้องจัดการก็มีเอกสารมากมายให้ต้องเตรียม ดังนั้นจึงพูดได้ว่าความรู้ทางการเงินนั้นเป็นความรู้ที่กว้างมากมีส่วนประกอบหลายอย่างหลายส่วนให้เพื่อนๆได้เรียนรู้อีกมากขึ้นอยู่กับว่าเพื่อนๆต้องการทำธุรกรรมทางการเงินด้านไหน?อย่างไร? เมื่อเพื่อนๆต้องการทำธุรกรรมทางการเงินด้านใดก็ต้องศึกษาหาความรู้ในด้านนั้นอย่างละเอียด ต้องรู้เรื่องอะไรบ้าง? อย่างเช่น การใช้งาน ความหมาย ประโยชน์ ความสำคัญและความจำเป็น

บทความนี้จะพาเพื่อนๆมาทำความรู้จักกับเอกสารทางการเงินที่มักใช้สำหรับการทำธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ แต่ก็มักจะใช้กับการทำธุรกรรมทางการเงินด้านอื่นๆด้วยในบางครั้ง ซึ่งเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารพื้นฐานแต่สำคัญเพราะจะเป็นเหมือนหลักฐานของการเรียกเก็บเงิน และ การรับเงินเพื่อเป็นการยืนยันซึ่งกันและกันสำหรับคนที่ทำธุรกิจด้วยกัน หรือ ผู้ที่เป็นคู่ค้าต่อกันนั่นเอง เอกสารเหล่านั้นก็คือ Invoice Bill Receipt ทั้ง 3 อย่างนี้เพื่อนๆคงคุ้นเคยและได้ยินบ่อยๆแต่จะมีสักกี่คนที่รู้จักการใช้งาน ความหมาย ประโยชน์ ความสำคัญและความจำเป็นของเอกสารเหล่านี้จริงๆ ถ้าเพื่อนๆเป็นคนไหนที่ยังไม่รู้ก็จะได้รู้เมื่ออ่านบทความนี้แน่นอน มาศึกษาหาข้อมูลกันเถอะ

Invoice คืออะไร?

Invoice คือ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการเงินที่มีการใช้กันบ่อยเป็นอันดับต้นๆของเอกสารทางการเงินเลยล่ะ ไม่ว่าจะในทางการค้า การทำธุรกิจ หรือ ทางธนาคาร เมื่อเพื่อนๆใช้บริการธนาคารเพื่อขอสินเชื่อต่างๆทุกๆเดือนก็จะได้รับใบแจ้งหนี้เป็นจดหมายมาส่งที่บ้าน หรือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ แม้กระทั่งจดหมายแจ้งการชำระเงินค่าอินเตอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์ ค่าน้ำ ค่าไฟ ทั้งหมดเราสามารถเรียกได้ว่านั่นคือ Invoice นี่คือในฐานะที่เพื่อนๆเป็นผู้รับใบแจ้งนี้นะ แต่ถ้าในฐานะที่เพื่อนๆเป็นเจ้าของกิจการ หรือ เจ้าของธุรกิจ เพื่อนๆจะต้องเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า และ คู่ค้าของตัวเองด้วยเพื่อเรียกเก็บเงินที่ยังไม่มีการชำระเสร็จสิ้น ยกตัวอย่างถ้าเพื่อนๆเป็นผู้ขายก็ต้องออกใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ซื้อพร้อมทั้งแจกแจงรายละเอียดการซื้อสินค้าลงไปในใบแจ้งหนี้ให้ครบถ้วนชัดเจนด้วย ไม่ว่าผู้ซื้อจะชำระเงินทันทีหรือชำระเงินภายหลังก็จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ให้แก่กันเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการซื้อการขายทั้งนี้ก็เพื่อป้องกันความผิดพลาด แต่ถ้าเป็นใบแจ้งที่ไม่ได้เรียกเก็บเงินทันทีก็ต้องมีการระบุวันที่ที่ต้องชำระเงินภายหลังให้ชัดเจนด้วยเพื่อป้องกันการค้างชำระและเสียผลประโยชน์ของฝ่ายที่เป็นผู้ขาย สรุปว่า Invoice หรือ ใบแจ้งหนี้ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายเป็นเอกสารทางการเงินที่สำคัญก่อให้เกิดประโยชน์กับผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่ต้องเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการใช้เพื่อแจ้งเตือนการชำระเงินหลีกเลี่ยงการค้างชำระ จึงเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกรรมทางการเงินของทั้งภาครัฐและเอกชนเลยล่ะ

ต่อมา...Bill คือ อะไร?

Bill คือ ใบแจ้งหนี้มีการใช้กันบ่อยเช่นกันและมีความคล้ายกับ Invoice แต่ไม่เหมือนนะ ต่างกันตรงที่ Bill จะเป็นใบแจ้งหนี้ที่มักจะมีขนาดเล็กกว่ามักใช้กับการเรียกเก็บเงินที่ต้องชำระทันทีไม่มีระยะเวลาในการชำระเงินภายหลัง และส่วนใหญ่จะใช้ในวงการธุรกิจที่เป็นในรูปแบบการบริการ และ การซื้อขาย เช่น ร้านอาหาร สถานที่ให้บริการนันทนาการต่างๆ โรงแรม สถานที่ท่องเที่ยว การซื้อตั๋วเดินทางต่างๆ ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าต่างๆ ร้านค้าออนไลน์ ซึ่งการซื้อของออนไลน์เพื่อนๆจะได้รับ Bill มาในรูปแบบออนไลน์ยังไงล่ะ ดังนั้น Bill ก็มีความเกี่ยวข้องกับ Invoice อยู่ไม่น้อยเพราะทำหน้าที่คล้ายๆกันแต่ต่างกันที่สถานการณ์และสถานที่ สรุปคือ Bill มีประโยชน์ต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย มีความสำคัญและจำเป็น มักใช้กันในภาคเอกชนมากกว่าเพราะการทำธุรกรรมทางการเงินจากธนาคารไม่ค่อยออกเอกสารในรูปแบบนี้สักเท่าไหร่นัก เพราะ Bill ไม่สามารถใช้งานทดแทน Invoice ได้เลย การที่เป็นเพียงเอกสารใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินเล็กๆจะไม่สามารถใส่รายละเอียดได้มากพอเทียบเท่า Invoice จึงไม่เหมาะสมที่จะใช้ Bill เรียกเก็บเงินกับรายการที่มีรายละเอียดเยอะๆค่ะ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนเมื่อเพื่อนๆไปกินอาหารที่ร้าน MK เพื่อนๆจะได้รับ Bill ค่าอาหารทำให้รู้ว่าสั่งอะไรไปบ้างต้องจ่ายเงินเท่าไหร่? หลังจากนั้นเพื่อนๆต้องจ่ายเงินทันทีตามจำนวนที่เงินที่แจ้งเอาไว้ใน Bill แต่ถ้าเพื่อนๆไปสมัครใช้บริการเครือข่ายโทรศัพท์ที่ต้องจ่ายเป็นประจำทุกเดือนเพื่อนจะได้รับ Invoice ซึ่งจะถูกส่งมาให้เพื่อนๆก่อนล่วงหน้าเพื่อทราบรายละเอียดการใช้งานเครือข่ายและจำนวนเงินที่ต้องชำระพร้อมทั้งกำหนดวันที่ต้องชำระมาด้วยซึ่งในลักษณะอย่างนี้ไม่ต้องจ่ายเงินทันที ดังนั้น Bill และ Invoice แตกต่างกันตรงนี้นี่แหละหวังว่าเพื่อนจะไม่สับสนนะ

แล้ว Receipt คืออะไร?

Receipt คือ ใบเสร็จรับเงิน หลายคนสับสนและเข้าใจผิดระหว่าง Receipt กับ Bill คิดว่าเป็นอันเดียวกันและใช้งานเหมือนกันทำให้หลายคนเรียกใบเสร็จรับเงินที่ได้มาหลังจากไปซื้อของหรือไปใช้บริการอะไรก็ตามว่า Bill แต่จริงๆแล้วมันคือ Receipt นั่นเอง เพื่อนๆต้องแยกให้ออกนะว่า Bill คือ ใบเรียกเก็บเงิน Receipt คือ ใบเสร็จรับเงิน ซึ่ง Receipt เป็นหลักฐานที่มีประโยชน์ต่อผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการมากที่สุดเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าคุณได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้วสำหรับสินค้าชิ้นนั้นหรือบริการนั้นๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระค่าสินค้าและชำระค่าบริการซ้ำอีก เพื่อแสดงถึงการชำระเงินอย่างถูกต้องด้วยซึ่งทางร้านค้าต่างๆจำเป็นต้องออกเอกสารนี้ให้กับลูกค้าเพื่อลดความผิดพลาดต่างๆ แต่ก็ไม่ใช่ว่าทางผู้ขายจะไม่ได้ประโยชน์นะผู้ขายหรือผู้ออกใบเสร็จรับเงินหรือ Receipt ก็ได้รับประโยชน์เช่นกันเพื่อจะรู้ว่าการชำระเงินนั้นถูกต้องหรือไม่? เมื่อมีการเปลี่ยนหรือคืนสินค้าจะสามารถตรวจสอบได้ว่าลูกค้าได้ซื้อสินค้าจากคุณจริงๆไหม? ซื้อเมื่อไหร่? ชำระเงินเท่าไหร่? Receipt เป็นเอกสารทางการเงินที่สำคัญและจำเป็นใช้กันบ่อยๆเพื่อนๆเองก็ได้รับและผ่านตาบ่อยแน่นอนแต่ยังไงก็อย่าสับสนกับ Bill นะคะ

เอกสารทางการเงินรู้จักแล้วต้องใช้ให้ถูกต้องด้วยนะ

ไม่ว่าเพื่อนๆจะอยู่ในฐานะผู้ซื้อหรือผู้ขายจะธุรกิจเองหรือทำธุรกรรมทางการเงินกับธนาคารหรือที่ไหนๆ Invoice Bill Receipt เป็นเอกสารสำคัญที่จำเป็น 3 อย่างที่เพื่อนๆจะต้องได้รับและผ่านตาผ่านมืออยู่เป็นประจำแน่นอน ในชีวิตคนเราในแต่ละเดือนเพื่อนๆลองคิดดูว่าได้รับเอกสารเหล่านี้มากแค่ไหนกันแม้จะเป็นเป็นสิ่งใกล้ตัวแต่ก็ควรใส่ใจนะ เคยไหม? ที่เพื่อนๆได้เอกสารเหล่านี้มาแล้วก็ทิ้งไปไม่สนใจสุดท้ายก็เสียดายหรือหาไม่เจอเมื่อจำเป็นต้องใช้ ขอยกตัวอย่าง เมื่อเพื่อนๆไปซื้อพัดลมหนึ่งตัวที่ห้างสรรพสินค้าแห่งหนึ่งแต่ไม่เก็บ Receipt หรือใบเสร็จรับเงินเอาไว้หลังจากนั้นสองวันพัดลมมีปัญหาต้องเอาไปเปลี่ยนหรือคืนสินค้าแต่เพื่อนไม่มีหลักฐานว่าได้ซื้อพัดลมจากห้างสรรพสินค้าแห่งนี้ก็ทำให้ยากที่จะเปลี่ยนหรือคืนสินค้าทำให้เพื่อนๆเสียประโยชน์ได้ นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งเท่านั้นถ้าเพื่อนๆรู้จักประโยชน์ของเอกสารทั้งสามอย่างนี้แล้วเอาใจใส่กับมันมากขึ้นและเก็บอย่างดีทำให้ไม่เสียผลประโยชน์หรือสิทธิ์บางอย่างที่ควรได้รับนะคะ รู้จักแล้วต้องใช้ให้ถูกต้องเอกสารทางการเงินมักจะสำคัญเสมอ