4 Cara Menghitung Payroll Karyawan, Lengkap dengan Simulasi

Bagi para karyawan yang bekerja di perusahaan, tentu sudah terbiasa dengan payroll, sebuah laporan rincian gaji yang diterima setiap bulan. Payroll sendiri sudah banyak diterapkan perusahaan-perusahaan besar. Perusahaan yang memiliki ribuan karyawan tentu sangat membutuhkan sistem penggajian yang bersifat praktis dan mudah digunakan. Nah, payroll berperan penting sebagai salah satu sistem pembayaran karyawan.

Tapi, tahukah kamu apa itu payroll sebenarnya dan bagaimana cara menghitung payroll? Artikel MoneyDuck di bawah ini akan menjelaskannya mulai dari manfaat payroll hingga cara menghitung payroll untuk karyawan tetap bulanan, karyawan tidak tetap bulan, serta gaji karyawan yang baru masuk di pertengahan bulan.

Apa itu Payroll?

Payroll merupakan proses penggajian karyawan yang diterima dari perusahaan. Sebuah sistem yang memudahkan kinerja Human Resource Department (HRD) untuk menghitung gaji yang harus dibayarkan meliputi perhitungan waktu kerja, tunjangan, uang transportasi, lembur dan lainnya. Payroll juga didefinisikan sebagai kompensasi yang harus dibayarkan kepada karyawan setiap bulannya.

Umumnya, sebuah bisnis memiliki divisi tertentu untuk menangani fungsi pembayaran payroll. Namun, sekarang perhitungan gaji pun sudah dilakukan secara otomatis. Terlebih jika perusahaan yang memiliki ribuan karyawan. Tentu perhitungan secara manual sudah tidak efisien lagi. Karenanya, payroll lebih dikenal sebagai sistem penggajian otomatis untuk perusahaan. Sehingga proses penggajian dapat dilakukan secara otomatis, lebih rapi dan meminimalisirkan kesalahan dalam perhitungan. Payroll biasanya terdiri dari rincian gaji yang pekerja terima.

Manfaat Sistem Payroll bagi Perusahaan?

Setelah mengetahui definisi payroll, sebelum kamu mengetahui cara menghitung payroll, sebaiknya kamu harus memahami manfaat perhitungan payroll bagi perusahaan. Sehingga kamu bisa memaksimalkan sistem pembayaran ini untuk kelangsungan bisnis perusahaan. Simak beberapa manfaat payroll bagi perusahaan di bawah ini.

1. Mengetahui Perhitungan Gaji

Jika perusahaan sudah menerapkan sistem payroll, biasanya karyawan menerima slip gaji yang dikirim melalui surel masing-masing. Payroll bersifat jelas dan transparan mengenai potongan dalam penerimaan gaji. Melalui payroll, karyawan bisa mengetahui rincian gaji mulai dari gaji pokok, tunjangan, asuransi, uang transportasi, potongan pajak, uang lembur dan lainnya. Sehingga karyawan bisa menerima info gaji bersih dengan mudah dan menghindari adanya selisih nominal yang didapat selama bekerja.

2. Menilai Performa Karyawan

Manfaat cara menghitung payroll lainnya adalah perusahaan bisa menilai bagaimana performa karyawan selama bekerja. Pasalnya, penilaian presensi, cuti sudah tersambung melalui sistem payroll sehingga memudahkan HRD untuk menilai performa karyawan dibandingkan menghitung secara manual. Software cara menghitung payroll ini bekerja secara otomatis melakukan potongan gaji apabila ada karyawan yang tidak masuk kerja.

Hal ini juga memengaruhi nominal gaji yang didapat. Makin besar nominal yang didapat, semakin meningkat pula penilaian perusahaan kepada karyawan. Dengan kata lain, karyawan yang memiliki eksistensi yang tinggi adalah karyawan yang memiliki performa yang baik serta maksimal pada perusahaan.

3. Menghemat Anggaran

Manfaat lainnya dalam cara menghitung payroll dan penggunaannya adalah penghematan pengeluaran perusahaan. Jika perhitungan gaji dilakukan secara manual, tentu membutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih banyak lagi. Namun, payroll adalah sistem pembayaran yang dilakukan secara otomatis dan multifungsi sehingga mampu memangkas pengeluaran yang berlebihan. Penghitungan gaji juga bisa dilakukan oleh satu atau dua orang saja sehingga memaksimalkan peran payroll itu sendiri. Jadi, tidak perlu mengalokasikan banyak uang dalam mengelola laporan penggajian karyawan.

4. Efisien Waktu dan Tenaga

Tahukah kamu, bahwa sistem payroll tidak hanya memudahkan kinerja HRD saja, namun juga bagi karyawan? Bagi HRD, penggunaan payroll lebih menghemat waktu dan efisien dalam perhitungan gaji karyawan. Jika ada potongan, kenaikan gaji dan uang tambahan akan terbaca dalam laporan bulanan. Begitu pula bagi karyawan, payroll bisa langsung menambah atau memotong semua rincian penggajian sehingga tidak ada kekeliruan atau kesalahan dalam penerimaan upah.

Baca Juga: Cara Mengatur Gaji Bulanan Agar Tidak Numpang Lewat, Mudah!

3 Metode Perhitungan Payroll

Aturan gaji karyawan memang sudah ditetapkan pemerintah. Mengikuti aturan yang berlaku, ada beberapa metode yang digunakan perusahaan dalam perhitungan gaji. Informasi mengenai metode perhitungan gaji perlu kamu ketahui agar tidak salah menetapkan gaji karyawan. Simak penjelasan ketiga metode perhitungan payroll di bawah ini.

1. Metode Gaji Netto

Metode gaji netto adalah metode perhitungan gaji dengan pajak ditanggung oleh perusahan. Gaji yang diterima karyawan telah dilakukan pemotongan seperti pajak penghasilan, asuransi ketenagakerjaan dan iuran lainnya. Sehingga gaji yang diterima karyawan adalah gaji bersih yang telah dilakukan perhitungan potongan yang ada.

Misal, Andi menerima upah setiap bulan sebesar Rp5.000.000 dari di PT. MAJU. Ia adalah karyawan kontrak. Maka, PPh 21 yang dibayarkan oleh perusahaan adalah Rp25.000. Karena perhitungan gaji net, seluruh pajak menjadi tanggungan perusahaan dan Andi tetap menerima gaji Rp5.000.000 tanpa ada potongan pajak. Ketentuan ini yang dinamakan gaji net atau gaji bersih.

2. Metode Gaji Gross

Berbeda dengan metode netto, metode gross adalah metode pembayaran pajak yang ditanggung oleh karyawan sendiri. Jadi pembayaran pajak tidak melalui perusahaan. Misal, Andi menerima gaji Rp5.000.000. Untuk dapat mengurangi pajak, maka perusahaan memberikan tunjangan PPh 21 sebesar Rp25.000 yang merupakan biaya bagi pemberi kerja yang dapat mengurangi pajak. Maka jumlah gaji yang Andi terima adalah Rp5.025.000. Nah, setelah ada potongan PPh 21 Rp25.000 yang harus dibayarkan sebagai wajib pajak, maka Andi menerima gaji Rp5.000.000.

3. Metode Gaji Gross-Up

Metode yang paling menguntungkan adalah metode gaji gross-up dengan perusahaan memberikan tunjangan pada karyawan sesuai potongan pajak, iuran asuransi dan lainnya.

Bagaimana Cara Menghitung Payroll Karyawan?

Kini kamu semakin paham mengenai pentingnya menggunakan payroll dalam mengelola SDM dalam perusahaan, kan? Sudah waktunya perusahaan kamu juga menggunakan sistem payroll, terlebih jika kamu memiliki karyawan ratusan hingga ribuan. Ada cara menghitung payroll untuk beberapa klasifikasi karyawan, seperti gaji karyawan tetap bulanan akan berbeda perhitungannya dengan karyawan tidak tetap harian, atau bahkan karyawan dengan upah berdasarkan jam kerja. Nah, bagaimana cara menghitung payroll? Simak uraian berikut ini

Cara Menghitung Payroll Karyawan Tetap Bulanan

Bagi karyawan tetap, cara menghitung payroll adalah dengan menjumlahkan gaji pokok dan dikurangi PPh 21 setiap bulan. Perhitungannya pun dilakukan selama satu tahun untuk gaji yang tidak dikenai pajak. Setelah mendapatkan jumlah selama setahun, dikurangi dengan pajak PPh 21. Hasilnya menjadi besaran gaji yang diterima karyawan.

Berikut simulasi cara menghitung payroll untuk karyawan tetap bulanan. Misalnya, Indra adalah seorang pegawai tetap perusahaan dengan gaji bulanan sebesar Rp8.000.000. Saat ini, ia belum menikah dan belum memiliki tanggungan. Jadi, Indra termasuk golongan Tidak Kawin atau TK/0 sebesar 54.000.000. Maka, perhitungan payroll gajinya seperti berikut.

• Gaji sebulan = Rp8.000.000
• Biaya jabatan 5% sebelum pajak = 5% x Rp8.000.000 = Rp400.000
• Gaji bersih sebulan = Rp8.000.000 - Rp400.000 = Rp7.600.000
• Gaji bersih setahun = 12 x Rp7.600.000 = Rp91.200.000
• Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)* = Rp54.000.000
• Penghasilan Kena Pajak (PKP) = Rp91.200.000 - Rp54.000.000 = Rp37.200.000
• PPh21 Terutang = 5% x Rp37.200.000 = Rp1.860.000
• PPh21 per bulan = Rp1.860.000 : 12 = Rp155.000
• Gaji yang diterima per bulan = Rp8.000.000 - Rp155.000 = Rp7.845.000

*Nilai PTKP berdasar ketetapan pemerintah yang berlaku

Melalui cara menghitung payroll di atas, maka gaji yang diterima Indra setiap bulannya adalah sebesar Rp7.845.000.

Cara Menghitung Payroll Karyawan Tidak Tetap Bulanan

Perbedaan cara menghitung payroll karyawan tetap dan tidak tetap adalah adanya biaya jabatan. Karyawan tetap akan menerima beban pengurangan biaya jabatan, sementara karyawan tidak tetap tidak dikenakan biaya tersebut. Nah, berdasarkan contoh gaji bulanan Indra di atas, berikut cara menghitung payroll bulanan untuk karyawan tidak tetap:

• Gaji sebulan = Rp8.000.000
• Gaji bersih setahun = 12 x Rp8.000.000 = Rp96.000.000
• Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) = Rp54.000.000
• Penghasilan Kena Pajak (PKP) = Rp96.000.000 - Rp54.000.000 = Rp42.000.000
• PPh21 Terutang = 5% x Rp42.000.000 = Rp2.100.000
• PPh21 per bulan = Rp2.100.000 : 12 = Rp175.000
• Gaji yang diterima per bulan = Rp8.000.000 - Rp175.000 = Rp7.825.000

Jadi, gaji yang harus dibayarkan perusahaan setiap bulan kepada Indra sebesar Rp7.825.000.

Baca Juga: Pentingnya Mengetahui Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)

Cara Menghitung Payroll Karyawan Tidak Tetap Harian

Apakah ada perbedaan perhitungan gaji untuk karyawan harian yang tidak tetap. Tentu, ada. Kamu harus mengetahui cara menghitung payroll harian agar tidak salah mengalokasikan gaji. Pasalnya, cara menghitung payroll karyawan yang dibayar harian nyatanya lebih rumit karena harus mempertimbangkan PPh yang berlaku. Ada beberapa kondisi yang harus diperhatikan ketika melakukan perhitungan payroll harian. Berikut rinciannya:

• Kondisi 1: Upah per hari <Rp450.000 dan upah per bulan <Rp4.500.000, maka tidak dikenai PPh Terutang.
• Kondisi 2: Upah per hari >Rp450.000 dan upah per bulan <Rp4.500.000, maka PPh Terutang sebesar 5% x (upah - Rp450.000).
• Kondisi 3: Upah per hari < atau >Rp450.000 dan upah per bulan >Rp4.500.000, maka PPh Terutang sebesar 5% x (upah - PTKP/360).
• Kondisi 4: Upah per hari < atau >Rp450.000 dan upah per bulan >Rp10.200.000, maka PPh Terutang sebesar tarif pasal 17 x PKP 1 tahun.

Untuk permudah cara menghitung payroll harian, MoneyDuck akan berikan simulasinya. Misalnya, Indra bekerja selama 21 hari dengan upah sebesar Rp4.700.000 dan belum menikah. Indra dikenai kondisi upah per hari kurang dari Rp450.000 dan tidak kena PPh Terutang. Maka cara menghitung payroll Indra adalah:

• Penghasilan sehari = Rp4.700.000 : 21 = Rp223.809
• Penghasilan 20 hari = Rp223.809 x 20 = Rp4.476.190
• Penghasilan kena pajak = -
• PPh21 = -
• Gaji yang diterima per hari = Rp223.809

Ketika memasuki hari ke-21, Indra dikenai kondisi 3 karena upahnya lebih dari Rp4.700.000 sehingga dikenai PTKP sejumlah hari kerja. Cara perhitungan payroll harian kondisi 3 sebagai berikut.

• Penghasilan sehari = Rp4.700.000 : 21 = Rp223.809
• Total penghasilan = Rp223.809 x 21 = Rp4.700.000
• PTKP yang sebenarnya = Rp54.000.000 : 360 x 21 = Rp3.150.000
• PKP hingga hari ke-21 = Rp1.550.000
• PPh21 = 5% x Rp1.550.000 = Rp77.500
• Gaji yang diterima hari ke-21 = Rp223.809 - Rp77.500 = Rp146.309

Cara Menghitung Payroll Karyawan Masuk Tengah Bulan (Prorata)

Untuk perhitungan gaji proporsional atau metode perhitungan prorata biasanya berlaku pada karyawan yang masuk pada pertengahan bulan. Ada dua cara menghitung payroll prorata, yaitu berdasarkan jam kerja dan hari kerja.

1. Cara Menghitung Payroll Berdasar Hari Kerja

Jika karyawan masuk pada pertengahan bulan, maka perusahaan memberlakukan prorata. Karyawan belum menerima gaji secara penuh dan dihitung berdasarkan jumlah hari karyawan bekerja. Contohnya, tanggal penerimaan gaji pada perusahaan umumnya tanggal 25. Indra bekerja di PT. X dan sudah bekerja selama 11 hari terhitung pada tanggal 14 November. Perusahaan menerapkan sistem enam hari kerja dan diupah sebesar Rp5.000.000. Cara menghitung payroll prorata berdasarkan hari kerja sebagai berikut:

• Jumlah hari kerja karyawan = 11
• Jumlah hari kerja satu bulan = 25
• Gaji bulanan = Rp5.000.000
• Gaji Indra = (11 : 25) x Rp5.000.000 = Rp2.200.000

Maka gaji prorata yang diterima Indra selama satu bulan sebesar Rp2.200.000.

2. Cara Menghitung Payroll Berdasarkan Jam Kerja

Metode kedua untuk perhitungan gaji adalah berdasarkan jam kerja. Caranya dengan menghitung upah per jam terlebih dahulu kemudian dikalikan dengan jumlah jam kerja. Simulasi menghitung payroll berdasarkan jam kerja, misalnya pada bulan November, Indra hanya bekerja selama 14 hari. Biasanya, Indra bekerja selama 25 hari kerja dan dibayar Rp3.750.000. Dalam satu hari Indra bekerja selama 10 Jam, maka per jam ia dibayar Rp15.000.

Jadi upah uang diterima Indra berdasarkan jam kerja adalah:

Rp15.000 x 10 jam x 14 hari = Rp2.100.000

Perhitungan gaji di atas adalah cara sederhana sebelum menggunakan potongan pajak, asuransi, atau uang tambahan seperti lembur dan makan. Perusahaan bisa menyesuaikan dengan kondisi penerima gaji.

Baca Juga: Simak Cara Menghemat Uang Untuk Gaji Kecil

Tips Menentukan Gaji Karyawan

Untuk mengelola finansial perusahaan dengan lebih baik, bukan hanya cara menghitung payroll yang tepat yang harus kamu ketahui. Pastikan kamu telah menetapkan besar gaji karyawan yang benar sesuai dengan beberapa kriteria seperti kemampuan teknis dan kontribusi karyawan, kondisi keuangan perusahaan, dan lainnya. Nah, untuk lebih jelasnya, berikut beberapa tips bagi perusahaan untuk menentukan gaji karyawan.

1. Riset Pasar Nilai Pekerjaan Terkini

Untuk menghindari kesalahan gaji karyawan, sebaiknya perusahaan melakukan riset posisi yang akan ditempati. Hal ini dilakukan sebagai perbandingan gaji dari perusahaan lain dengan posisi yang sama. Untuk melakukan riset bisa melakukan perbandingan gaji pokok dengan jabatan yang serupa atau sesuai tanggung jawab dan peran.

2. Tentukan Metode Penghitungan Gaji

Ketika merekrut karyawan, jelaskan posisi dan tanggung jawabnya dengan baik. Hal ini juga akan menentukan metode pembayaran yang tepat. Ada beberapa cara menghitung payroll karyawan seperti diupah sesuai jam kerja, jumlah hari kerja, pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan prorata. Sesuaikan dengan kemampuan dan anggaran perusahaan.

3. Pertimbangkan Skill dan Kontribusi Karyawan

Karyawan merupakan peran penting dalam membangun suatu bisnis, terlebih perusahaan sudah berskala nasional. Tentu sebuah perusahaan besar memerlukan karyawan dengan beberapa keahlian dan memiliki nilai. Hal ini sangat memengaruhi kemajuan perusahaan. Maka, perlunya perusahaan memahami nilai seorang karyawan dalam menentukan gaji.

4. Sesuaikan Skala Upah Perusahaan

Cara menentukan gaji karyawan juga bisa ditetapkan dengan skala upah berkaitan yang dengan anggaran perusahaan dan aturan pemerintah dalam penggajian karyawan. Hal ini bisa disesuaikan dengan kemampuan dan posisi karyawan.

5. Pertimbangkan Biaya Hidup Karyawan

Dalam meningkatkan kesejahteraan karyawan, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya hidup yang ditanggung. Seperti mempekerjakan karyawan yang berasal dari Gresik bekerja di ibu kota Jakarta, maka harus menyesuaikan biaya hidup karyawan perantau. Pasalnya, adanya perbedaan yang signifikan biaya hidup antara Gresik dan jakarta.

6. Lakukan Negosiasi Gaji dengan Karyawan

Terkadang negosiasi dibutuhkan untuk menilai performa karyawan, seperti adanya kenaikan gaji, penambahan tanggung jawab dan beban kerja. Hal ini dilakukan sebagai apresiasi dan penumbuh semangat karyawan di lingkungan kerja.

Sudah Kelola Gaji Bulanan Kamu dengan Tepat?

Dari uraian di atas, kita sudah membahas pengertian, manfaat dan tips cara menghitung payroll karyawan. Apakah kamu sudah mengelola keuangan dengan tepat? Sudahkah kamu mengelola gaji bulanan dengan baik? Jika masih bingung dalam menentukan apakah gaji yang didapat sudah sesuai dengan performa karyawan, atau kamu memiliki pertanyaan mengenai finansial lainnya, silakan hubungi Expert MoneyDuck dengan cara klik tombol Konsultasi Gratis di bawah ini.