เรื่องต้องรู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

เมื่อพูดถึงหนังสือรับรองเงินเดือน มนุษย์เงินเดือนทุกคนต้องคุ้นเคยกันเป็นอย่างดีใช่มั้ยคะ? เพราะหนังสือรับรองเงินเดือนถือได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญอย่างหนึ่งที่เราต้องใช้ทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ โดยเฉพาะเวลาไปขอสินเชื่อในการซื้อบ้าน ไม่ว่าจะเป็นสินเชื่อรถยนต์ สินเชื่อส่วนบุคคล หรือสมัครบัตรเครดิต แน่นอนว่า ถ้าเราไม่มีหนังสือรับรองเงินเราอาจจะไม่ได้รับการอนุมัติ แต่สำหรับเพื่อน ๆ บางคนที่ไม่เคยไปขอสินเชื่ออาจจะสงสัยว่าหนังสือรับรองเงินเดือนมีความสำคัญขนาดนั้นเลยหรือ?

ในบทความนี้ดิฉันอยากจะชวนเพื่อน ๆ มาทำความรู้จักและทำความเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือนกันอีกซักหน่อยดีมั้ยคะ? อย่างน้อยเราจะได้รู้ว่า เมื่อถึงเวลาจำเป็นต้องใช้จะได้ไม่วุ่นวายยังไงละคะ เมื่ออ่านบทความนี้แล้วเพื่อน ๆ จะได้รายละเอียดมากขึ้นว่า หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร สำคัญมั้ย? หนังสือรับรองเงินเดือนทำกันอย่างไร และใช้ทำอะไรบ้าง? ขออ่านไปพร้อมๆกันเลยค่ะ

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร สำคัญมั้ย?

หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือ เอกสารหรือหลักฐานที่แสดงถึงรายได้ หรือเงินเดือนที่เราได้รับจากการทำงานกับบริษัทใดบริษัทหนึ่งค่ะ โดยที่ในหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นจะมีการระบุรายละเอียดต่างๆที่ความสำคัญเอาไว้ เช่น ชื่อขององค์กร หรือนายจ้างของเรา คำรับรอง ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งในการปฏิบัติหน้าที่การงาน ระยะเวลาในการทำงานในบริษัทนั้นตั้งแต่เริ่มต้น จนถึงปัจจุบัน รวมไปถึงอัตราเงินเดือน  หนังสือรับรองเงินเดือนของจริงต้องมี ลายเซ็นของผู้รับรอง เช่น เจ้าของบริษัท หรือผู้จัดการฝ่ายบุคคล และต้องมีตราประทับของบริษัท พร้อมลงวันที่ มีชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ของบริษัทด้วยค่ะ

บางคนอาจจะสงสัยว่า หนังสือรับรองเงินเดือน กับสลิปเงินเดือนเหมือนกันมั้ย?  เพื่อให้เข้าใจง่ายๆ หนังสือรับรองเงินเดือนนั้น เป็นเหมือนหนังสือรับรองเงินเดือนที่ออกโดยฝ่าย บุคคลหรือ HR ของบริษัท โดยจะมีการระบุว่าเราทำงานที่ไหน เริ่มตั้งแต่เมื่อไหร่ เงินเดือนปัจจุบันอยู่ที่เท่าไหร่ แต่ไม่มีรายละเอียด และสรุปยอดค่าใช้จ่ายให้ว่าหลังจากหักแล้วรายได้สุทธิเหลือเท่าไหร่ ส่วนสลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่มีรายละเอียดของเงินเดือน รายรับ รายจ่าย รวมทั้งระบุเดือนที่ได้รับด้วย ข้อมูลตรวจสอบได้ง่าย ทำให้การอนุมัติง่ายกว่าการใช้หนังสือรับรองเงินเดือนค่ะ

ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน อย่างที่เกริ่นเอาไว้คร่าวๆแล้วว่า หนังสือรับรองเงินเดือนนั้นเป็นเอกสารสำคัญที่นอกจากจะยืนยันว่าเราทำงานที่บริษัทนั้นจริงๆ แล้วยังแสดงถึงความสามารถในการผ่อนชำระหนี้ และยังบอกถึงความมั่นคงในอาชีพการงานแล้วยังบอกได้ว่าคุณจะได้รับการอนุมัติตามจำนวนที่ยื่นกู้หรือไม่ และยังเป็นเอกสารสำคัญเมื่อเราทำธุรกรรมทางการเงินและยื่นกู้เพื่อขอสินเชื่อต่างๆ โดยใช้ประกอบกับเอกสารอื่นๆ ทั้งสลิปเงินเดือน สำเนาบัญชีเงินฝากค่ะ

หนังสือรับรองเงินเดือนทำกันอย่างไร และใช้ทำอะไรบ้าง?

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าหนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร และมีความสำคัญขนาดไหนแล้ว ที่นี้ให้เรามาดูกันต่อว่า หนังสือรับรองเงินเดือนนี้เขาทำกันอย่างไร? เนื่องจากหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารแสดงเงินเดือนและรายได้จากที่ทำงาน เราสามารถขอได้จากแผนกบุคคลหรือ HR ของบริษัทที่เราทำงานอยู่เท่านั้นค่ะ โดยแจ้งความประสงค์และทำตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนด ส่วนใหญ่จะใช้เวลาประมาณ 1 อาทิตย์ค่ะ

หนังสือรับรองเงินเดือนเราจะทำขึ้นมาเองไม่ได้เด็ดขาดนะคะ  ถ้าเราทำหนังสือรับรองเงินเดือนขึ้นมาเองก็จะถือว่าเป็นการปลอมแปลงเอกสาร จะติด Fraud เราจะยื่นกู้ไม่ได้อีกเลย ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีระเบียบในการขอเอกสารแตกต่างกันไปค่ะ    สำหรับการทำหนังสือรับรองเงินเดือนก็มีระเบียบต่างกัน แต่ในบทความนี้ดิฉันจะยกตัวอย่างขั้นตอนในการขอหนังสือรับรองเงินเดือนของข้าราชการมาฝากกันนะคะ

ข้าราชการทั่วไป

สำหรับข้าราชการทั่วไป ตัวของข้าราชการเองต้องแจ้งความประสงค์ในการขอกับเจ้าหน้าที่ หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบข้อมูล และพิมพ์แบบ  และทำหนังสือรับรองเงินเดือนให้ แล้วเราก็ขอรับเอกสารตามที่นัดเอาไว้

ข้าราชการบำนาญ ส่วนคนที่เป็นข้าราชการบำนาญแจ้งความประสงค์ กรอกข้อความในแบบคำร้องให้ละเอียดครบถ้วน แล้วยื่นแบบคำร้องต่อเจ้าหน้าที่ หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบสิทธิการเป็นสมาชิกข้าราชการบำนาญ ของผู้เขียนคำร้องในสังกัดของ สพม.3 หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่จะทำหนังสือรับรองเงินเดือนของข้าราชการบำนาญเสนอต่อ ผอ.สพม. เพื่อลงชื่อรับรอง ขั้นตอนสุดท้ายก็ขอรับเอกสารค่ะ

ส่วนใหญ่แล้วหนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานได้ไม่กี่เดือนเท่านั้น ซึ่งทางสถาบันการเงินจะเป็นคนระบุ  ดังนั้นเราจะไม่สามารถขอเก็บเอาไว้ใช้ได้ เราจะขอก็ต่อเมื่อมีความจำเป็นต้องใช้จริง ๆ เท่านั้นค่ะ

หนังสือรับรองเงินเดือนนอกจากจะเป็นเอกสารยืนยันการทำงานของเราแล้วยังสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมทางการเงินด้วย เช่น ใช้ในการสมัครบัตรเครดิต ใช้เป็นหลักฐานในการออกรถยนต์ ขอสินเชื่อบ้าน คอนโด และกู้เงินจากธนาคารและสถาบันการเงินต่าง ๆ ควบคู่กับเอกสารส่วนตัวอื่นๆ อย่างบัตรประชาชน สลิปเงินเดือน สำเนาทะเบียนบ้าน สมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร รวมไปถึง Statement ค่ะ

หนังสือรับรองเงินเดือนช่วยคุณได้เมื่อต้องการใช้เงิน

โดยปกติเมื่อทำงานเรามักจะไม่ค่อยได้คิดถึงหนังสือรับรองเงินเดือนกันซักเท่าไหร่ใช่มั้ยคะ? เพราะไม่ได้มีความจำเป็นในชีวิตประจำวัน เพราะเป็นเอกสารที่ยืนยันการทำงานของเราเท่านั้น แต่ถ้าเป็นสลิปเงินเดือนเราจะให้ความสนใจมากกว่า เพราะจะต้องนำมาทำบัญชีรายรับ รายจ่าย และคำนวณในการเสียภาษี และวางแผนในการออม แต่ถ้าคุณมีความจำเป็นต้องใช้เงินก้อนขึ้นมาเมื่อไหร่ละก็ คุณต้องคิดถึงหนังสือรับรองเงินเดือนขึ้นมาทันที! เพราะเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ควบคู่กับเอกสารอื่น ๆ ในการขอสินเชื่อจากทุกสถาบัน คุณจะได้รับการอนุมัติหรือไม่ส่วนหนึ่งเขาจะพิจารณาจากหนังสือรับรองเงินเดือนของคุณนั่นแหล่ะ เพราะเอกสารนี้จะเป็นการบ่งบอกถึงความมั่นคงทางการเงิน และความสามารถในการชำระหนี้ได้มากที่สุด